Jeszcze niedawno większość firm miała dość prosty model pracy z fakturami kosztowymi. Dokument trafiał do skrzynki mailowej, czasem był drukowany, opisywany ręcznie i przekazywany dalej do księgowości. W lepiej zorganizowanych firmach istniał już elektroniczny obieg dokumentów, ale nadal często oparty na schemacie: „ktoś wysyła – ktoś zatwierdza – ktoś księguje”. 

Krajowy System e-Faktur ten model porządkuje, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów. Wprowadza centralny punkt odbioru faktur, co z punktu widzenia administracji jest dużą zmianą. Z punktu widzenia organizacji pracy – tylko początkiem. 

Bo faktura, która pojawia się w KSeF, nie jest jeszcze „obsłużona”. Ona dopiero trafia do firmy. 

I tu zaczyna się właściwy problem. 

 

Faktura w KSeF nie mówi, co z nią zrobić 

W teorii wszystko wygląda prosto. System dostarcza dokument, dane są ustandaryzowane, nie ma papieru, nie ma ręcznego przepisywania. 

W praktyce jednak każda faktura nadal wymaga decyzji: 

• czy to jest koszt zasadny,  

• kto powinien go zaakceptować,  

• do którego budżetu przypisać wydatek,  

• czy jest zgodny z zamówieniem,  

• czy mieści się w planie finansowym,  

• czy nie wymaga dodatkowego komentarza lub załącznika.  

W małej firmie robi to jedna osoba. W średniej – kilka. W dużej – często kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt. 

I wtedy pojawia się pierwszy realny problem: brak procesu, który łączy KSeF z rzeczywistym obiegiem decyzji w firmie. 

Dlaczego samo „pobieranie faktur z KSeF” nie rozwiązuje problemu 

Na rynku szybko pojawiły się aplikacje, które obiecują jedno: dostęp do faktur z KSeF i ich pobieranie do systemu. 

To ważna funkcja. Ale niewystarczająca. 

Bo pobranie faktury nie odpowiada na pytania, które realnie blokują pracę działów finansowych: 

• kto ma ją opisać,  

• kto ma ją zatwierdzić,  

• Co, jeśli kierownik jest na urlopie,  

• Co, jeśli faktura dotyczy kilku działów,  

• Co, jeśli koszt nie był planowany,  

• Co, jeśli dokument wymaga korekty lub wyjaśnienia.  

W efekcie firmy wracają do tego samego problemu, tylko w nowej formie: faktury są cyfrowe, ale proces nadal jest ręczny. 

Właśnie dlatego coraz częściej mówi się nie o „programie do KSeF”, ale o czymś znacznie szerszym – programie do akceptacji faktur z KSeF, który porządkuje cały proces, a nie tylko jego początek. 

 

KSeF jako punkt startowy, nie system obiegu 

Warto spojrzeć na KSeF w inny sposób. 

Nie jako system, który „obsługuje faktury”. 

Ale jako system, który je dostarcza. 

To trochę jak zmiana sposobu dostarczania poczty w firmie. Zamiast listonosza mamy centralny system. Ale nadal ktoś musi: 

• odebrać przesyłkę,  

• zdecydować co z nią zrobić,  

• przekazać ją dalej,  

• i dopilnować, żeby sprawa została zamknięta.  

Właśnie dlatego w praktyce KSeF nie zastępuje obiegu dokumentów. On go wymusza. 

I to jest moment, w którym firmy zaczynają szukać narzędzia do zarządzania całym procesem, a nie tylko integracji z systemem ministerialnym. 

 

Jak naprawdę wygląda codzienność w firmie po wdrożeniu KSeF 

Jeśli spojrzeć na realne organizacje – niezależnie od branży – schemat bardzo szybko przestaje być liniowy. 

Faktura trafia do systemu, ale: 

• jedna osoba musi ją opisać,  

• inna ją zatwierdza,  

• jeszcze inna kontroluje budżet,  

• księgowość oczekuje kompletu danych,  

• a dział operacyjny chce wiedzieć, czy zakup został zaakceptowany.  

W międzyczasie pojawiają się opóźnienia, brak informacji, niejasności i pytania, które krążą między działami. 

I to właśnie tutaj ujawnia się największa różnica między prostym „odbieraniem faktur”, a elektronicznym obiegiem faktur z KSeF. 

Nie chodzi o sam dokument. 

Chodzi o decyzje wokół dokumentu. 

 

Pierwszy wniosek: problemem nie jest KSeF, tylko brak procesu 

Po wdrożeniu KSeF firmy rzadko mówią: „system nie działa”. 

Znacznie częściej pojawia się inny komentarz: 

„Faktury mamy, ale nadal nie wiemy, jak je sprawnie obsługiwać”. 

I to jest kluczowy moment. 

Bo oznacza, że problem nie leży w technologii dostępu do faktur, tylko w: 

• braku workflow,  

• braku automatyzacji,  

• braku odpowiedzialności przypisanej do dokumentów,  

• braku spójnego procesu akceptacji.  

Dlatego kolejnym krokiem nie jest „lepszy dostęp do KSeF”. 

Tylko system do akceptacji faktur kosztowych, który potrafi zarządzać całym cyklem życia dokumentu. 

Workflow, który decyduje o tym, czy faktury przyspieszają firmę, czy ją blokują 

W momencie, gdy firma przestaje traktować KSeF jako „źródło faktur”, a zaczyna widzieć w nim jedynie punkt dostarczenia dokumentu, naturalnie pojawia się kolejne pytanie: co dalej? 

I tutaj zaczyna się obszar, który w praktyce decyduje o tym, czy wdrożenie KSeF usprawnia pracę, czy tylko przenosi stare problemy do nowego systemu. 

Tym obszarem jest workflow faktur zakupowych KSeF. 

 

Workflow nie jest funkcją systemu. To sposób działania firmy 

W wielu organizacjach workflow kojarzy się z narzędziem: „system ma workflow, więc mamy proces”. 

W rzeczywistości jest odwrotnie. 

Workflow nie zaczyna się w systemie. 

On zaczyna się w firmie. 

Dopiero potem system go odzwierciedla. 

Jeśli firma nie wie: 

• kto odpowiada za akceptację kosztu,  

• kiedy wymagane są dodatkowe zgody,  

• jak obsługiwane są limity budżetowe,  

• co dzieje się z fakturą, gdy ktoś jest nieobecny,  

to nawet najlepszy system nie rozwiąże problemu – jedynie go „zautomatyzuje”, czyli przyspieszy chaos. 

Dlatego dobrze zaprojektowany konfigurowalny workflow faktur jest kluczowy nie z perspektywy IT, ale organizacji pracy. 

 

Jak wygląda realny przepływ faktury w firmie? 

Weźmy prosty przykład – faktura za usługę marketingową. 

Na papierze to jeden dokument. 

W praktyce to proces: 

1. faktura trafia z KSeF do systemu,  

2. musi zostać przypisana do właściwego działu,  

3. ktoś musi sprawdzić, czy usługa była zamówiona,  

4. ktoś inny ocenia, czy koszt mieści się w budżecie,  

5. kolejna osoba zatwierdza wydatek,  

6. księgowość otrzymuje dane do zaksięgowania.  

Teraz dodajmy do tego: 

• urlopy,  

• zmiany organizacyjne,  

• faktury z kilku projektów,  

• różne poziomy akceptacji,  

• limity kwotowe.  

I nagle prosty dokument staje się wieloetapowym procesem decyzyjnym. 

Dlatego coraz częściej mówi się nie o „obsłudze faktur”, ale o etapach obiegu faktur w firmie, które muszą być jasno zdefiniowane. 

 

Gdzie najczęściej powstają opóźnienia? 

W większości organizacji nie problemem jest sam system, tylko brak automatycznych reguł. 

Najczęstsze wąskie gardła: 

• faktura trafia do złej osoby,  

• nikt nie wie, kto ma ją zaakceptować,  

• dokument czeka na powrót pracownika z urlopu,  

• brakuje informacji, czy koszt był planowany,  

• brak jasnych zasad dla faktur nietypowych.  

W efekcie pojawia się coś, co można nazwać „krążeniem faktury” – dokument jest w firmie, ale nie ma właściciela. 

I tu pojawia się znaczenie automatycznego kierowania faktur do właściwych osób. 

 

Reguły akceptacji zamiast ręcznego przekazywania dokumentów 

W dobrze zaprojektowanym systemie użytkownik nie zastanawia się, co zrobić z fakturą. 

System robi to za niego. 

Na podstawie reguł: 

• typu kosztu,  

• dostawcy,  

• projektu,  

• wartości faktury,  

• MPK,  

• struktury organizacyjnej.  

Dlatego reguły akceptacji faktur kosztowych są jednym z kluczowych elementów nowoczesnego obiegu dokumentów. 

To one decydują o tym, czy: 

• faktura trafia od razu do właściwej osoby,  

• proces jest skrócony o kilka dni,  

• czy dokument utknie w skrzynce mailowej.  

 

Dlaczego konfigurowalny workflow ma większe znaczenie niż sama automatyzacja 

Wiele firm popełnia błąd, próbując „uprościć proces” do jednego schematu. 

Tymczasem rzeczywistość jest odwrotna. 

Organizacje stają się coraz bardziej złożone. 

Dlatego potrzebują systemu, który: 

• obsłuży wiele spółek,  

• różne modele akceptacji,  

• różne typy kosztów,  

• różne ścieżki decyzyjne.  

Dlatego system do akceptacji faktur kosztowych musi być elastyczny. 

Nie chodzi o to, żeby był prosty. 

Chodzi o to, żeby był dopasowany. 

Powiadomienia jako element kontroli procesu 

W praktyce nawet najlepiej zaprojektowany workflow nie działa, jeśli ludzie nie wiedzą, że coś do nich trafiło. 

Dlatego coraz większe znaczenie mają: 

• powiadomienia o fakturach z KSeF,  

• przypomnienia o akceptacji,  

• alerty o terminach płatności,  

• informacje o odrzuconych dokumentach.  

W nowoczesnych organizacjach nie sprawdza się już model „wejdź i sprawdź, czy masz zadania”. 

Zastępuje go model: 

system informuje użytkownika, kiedy wymagana jest jego decyzja. 

W wielu przypadkach dochodzą też powiadomienia push o nowych fakturach kosztowych, które skracają czas reakcji do minimum. 

 

Mobilność zmienia sposób podejmowania decyzji 

Coraz częściej akceptacja faktur nie odbywa się przy biurku. 

Dlatego aplikacja mobilna KSeF do faktur przestaje być dodatkiem, a staje się elementem codziennej pracy. 

Kierownicy i właściciele firm podejmują decyzje: 

• w podróży,  

• na spotkaniach,  

• między zadaniami operacyjnymi.  

Dlatego możliwość szybkiej reakcji – np. zatwierdzenia lub odrzucenia faktury – ma bezpośredni wpływ na płynność procesów finansowych. 

 

Drugi wniosek: workflow jest ważniejszy niż sam KSeF 

W tym momencie widać już wyraźnie, że KSeF nie jest problemem technologicznym. 

Jest punktem startowym. 

Prawdziwe wyzwanie zaczyna się później: 

• w organizacji pracy,  

• w strukturze akceptacji,  

• w odpowiedzialności za decyzje,  

• w przepływie informacji.  

Dlatego firmy, które skupiają się wyłącznie na integracji z KSeF, często nie widzą realnej poprawy efektywności. 

Dopiero elektroniczny obieg faktur z KSeF oparty o dobrze zaprojektowany workflow przynosi zauważalne zmiany. 

Automatyzacja, AI i dane, które zmieniają faktury w źródło decyzji biznesowych 

Kiedy firma ma już uporządkowany workflow, pojawia się kolejny etap dojrzałości. Dopiero wtedy widać, ile czasu nadal „ucieka” na czynnościach, które teoretycznie miały być cyfrowe, a w praktyce nadal są ręczne. 

Opisanie faktury, przypisanie kosztu, wybór MPK, sprawdzenie dostawcy, uzupełnienie kategorii – to wszystko w wielu organizacjach nadal wykonuje człowiek. 

I właśnie tutaj zaczyna się obszar, w którym automatyzacja obsługi faktur KSeF przestaje być dodatkiem, a staje się realnym źródłem oszczędności czasu. 

 

Automatyzacja nie zaczyna się od AI, tylko od powtarzalności 

Wiele firm myśli o automatyzacji jako o „sztucznej inteligencji, która coś zrobi za nas”. 

W praktyce wszystko zaczyna się dużo prościej – od powtarzalnych schematów. 

Jeśli system widzi, że: 

• faktury od konkretnego dostawcy zawsze trafiają do tego samego działu,  

• określony typ kosztu zawsze ma ten sam MPK,  

• dane z faktury zawsze są księgowane w podobny sposób,  

to nie ma potrzeby, żeby człowiek robił to za każdym razem od nowa. 

Właśnie wtedy pojawia się realna wartość funkcji takich jak: 

• automatyczne rozpoznawanie faktur od stałych dostawców,  

• automatyczne określanie rodzaju kosztu faktury,  

• automatyczne uzupełnianie danych księgowych.  

To nie są „gadżety”. To mechanizmy eliminujące tysiące powtórzeń miesięcznie. 

 

AI do odczytywania faktur PDF – jeden język dla wszystkich dokumentów 

Mimo rozwoju KSeF, firmy nadal funkcjonują w środowisku mieszanym. 

Oznacza to, że obok faktur z KSeF pojawiają się: 

• PDF-y od zagranicznych dostawców,  

• skany,  

• dokumenty przesyłane e-mailem,  

• załączniki w różnych formatach.  

I tutaj kluczową rolę odgrywa AI do odczytywania faktur PDF. 

Zamiast ręcznego przepisywania danych, system: 

• rozpoznaje kontrahenta,  

• odczytuje kwoty,  

• identyfikuje daty,  

• wyciąga pozycje kosztowe,  

• przygotowuje dane do dalszego procesu.  

Dla użytkownika oznacza to jedno: niezależnie od źródła dokumentu, proces wygląda tak samo. 

 

Jeden proces dla KSeF i dokumentów spoza KSeF 

Jednym z częstszych problemów w firmach jest rozdzielenie świata faktur: 

• KSeF → jeden system,  

• PDF-y i inne dokumenty → drugi system,  

• ręczne procesy → trzeci kanał (np. e-mail).  

W efekcie organizacja zamiast jednego procesu ma trzy równoległe. 

Dlatego tak istotne jest, aby system wspierał faktury spoza KSeF w obiegu dokumentów oraz umożliwiał dodawanie faktur PDF spoza KSeF bez zmiany sposobu pracy użytkownika. 

Dla firmy oznacza to jedno środowisko, jeden workflow i jeden sposób opisu dokumentów. 

 

Program do opisywania faktur z KSeF jako punkt centralny procesu 

Opis faktury jest często niedocenianym etapem całego procesu. 

To właśnie tutaj zapada decyzja: 

• do którego kosztu trafi dokument,  

• jak zostanie zaksięgowany,  

• czy będzie przypisany do projektu,  

• czy wpłynie na budżet działu.  

Dlatego program do opisywania faktur z KSeF nie jest funkcją pomocniczą. To centralny element całego obiegu. 

Im więcej danych uda się przypisać automatycznie, tym mniej pracy po stronie użytkownika i mniejsze ryzyko błędów. 

 

Zarządzanie dostawcami na podstawie faktur 

W wielu firmach dane z faktur są wykorzystywane wyłącznie księgowo. 

Tymczasem mogą one tworzyć pełny obraz współpracy z dostawcami. 

Dobrze zaprojektowany system pozwala analizować: 

• historię zakupów od dostawcy z faktur,  

• zmiany cen w czasie,  

• częstotliwość współpracy,  

• strukturę kosztów według kontrahentów.  

To z kolei umożliwia bardziej świadome decyzje zakupowe i negocjacje warunków współpracy. 

Koszty według MPK i analiza organizacji 

Jednym z najważniejszych elementów zarządzania finansami jest możliwość przypisania kosztów do odpowiednich miejsc powstawania kosztów. 

Dlatego koszty według MPK z faktur KSeF stają się podstawą do: 

• analizy rentowności działów,  

• kontroli budżetów,  

• oceny efektywności projektów,  

• porównywania okresów.  

W praktyce oznacza to, że faktura przestaje być dokumentem księgowym, a staje się źródłem danych zarządczych. 

 

Program do planowania cash flow z faktur 

Jednym z najbardziej niedocenianych zastosowań danych z obiegu faktur jest planowanie płynności finansowej. 

W dobrze zorganizowanym systemie możliwy jest program do planowania cash flow z faktur, który wykorzystuje: 

• terminy płatności,  

• statusy akceptacji,  

• wartości dokumentów,  

• harmonogramy zobowiązań.  

Na tej podstawie powstaje: 

• prognoza przepływów pieniężnych z faktur,  

• raport cash flow z faktur zakupowych i sprzedażowych,  

• analiza przyszłych obciążeń finansowych.  

Dzięki temu dział finansowy nie reaguje już na przeszłość, ale planuje przyszłość. 

 

Trzeci wniosek: faktura to dane, nie dokument 

Na tym etapie widać już wyraźnie zmianę perspektywy. 

Faktura przestaje być: 

• dokumentem do zaksięgowania,  

a staje się: 

• źródłem danych o firmie.  

O dostawcach. 
O kosztach. 
O projektach. 
O płynności finansowej. 

I dopiero wtedy widać pełny sens automatyzacji. 

Od faktury do decyzji biznesowej – projekty, wyposażenie i pełny obraz kosztów firmy 

W poprzednich częściach przeszliśmy drogę od samego KSeF, przez workflow, aż po automatyzację i dane finansowe. Teraz czas na ostatni etap – ten, który w wielu firmach nadal jest niedomknięty. 

Chodzi o moment, w którym faktura przestaje być tylko elementem księgowości, a zaczyna realnie wpływać na zarządzanie organizacją. 

Bo dopiero wtedy widać, że obieg faktur kosztowych z KSeF może być czymś więcej niż procesem administracyjnym. 

 

Przypisywanie faktur do projektów – gdzie naprawdę „znika” budżet 

W firmach projektowych, produkcyjnych czy usługowych jedno pytanie wraca regularnie: 

„Dlaczego projekt przekroczył budżet, skoro wszystko było planowane?” 

Odpowiedź bardzo często znajduje się w fakturach. 

Jeśli dokumenty nie są odpowiednio przypisane, analiza kosztów staje się spóźniona i nieprecyzyjna. 

Dlatego coraz większe znaczenie ma przypisywanie faktur do projektów już na etapie ich opisu. 

To pozwala na bieżąco kontrolować: 

• koszty materiałów,  

• usługi zewnętrzne,  

• podwykonawców,  

• zakupy operacyjne.  

W praktyce oznacza to, że kierownik projektu nie czeka na raport miesięczny – widzi sytuację na bieżąco. 

 

Kontrola budżetu projektu na podstawie faktur 

Gdy dane są przypisane do projektów, naturalnym krokiem jest kontrola budżetu projektu na podstawie faktur. 

To podejście zmienia sposób zarządzania: 

• zamiast analizować przeszłość, reaguje się w czasie rzeczywistym,  

• zamiast ogólnych raportów, widoczne są konkretne odchylenia,  

• zamiast intuicji, pojawiają się dane.  

W praktyce kierownik widzi, czy: 

• budżet jest realizowany zgodnie z planem,  

• koszty zaczynają rosnąć szybciej niż zakładano,  

• który obszar generuje największe odchylenia.  

To szczególnie ważne w projektach długoterminowych, gdzie niewielkie różnice na początku mogą oznaczać duże problemy na końcu. 

 

Analiza rentowności projektów z faktur 

Kiedy firma zaczyna łączyć koszty z projektami i przychodami, pojawia się kolejny poziom analizy – analiza rentowności projektów z faktur. 

Nie chodzi już tylko o kontrolę wydatków. 

Chodzi o odpowiedź na pytanie: 

które projekty realnie zarabiają, a które tylko generują ruch operacyjny? 

W praktyce umożliwia to: 

• porównywanie projektów między sobą,  

• identyfikację najbardziej kosztownych obszarów,  

• ocenę efektywności zespołów i dostawców,  

• lepsze planowanie przyszłych kontraktów.  

 

Koszty, które „rozlewają się” po organizacji 

W wielu firmach problemem nie jest brak danych, ale ich rozproszenie. 

Faktury trafiają do różnych działów, systemów i osób. 

Efekt? 

Koszty są widoczne, ale nie są uporządkowane. 

Dlatego coraz większą rolę odgrywa centralizacja informacji i spójne podejście do klasyfikacji wydatków. 

Tu właśnie pojawiają się takie elementy jak: 

• koszty według MPK z faktur KSeF,  

• jednolity sposób opisywania dokumentów,  

• centralny system obiegu.  

Bez tego analiza finansowa jest zawsze opóźniona i fragmentaryczna. 

 

Zarządzanie wyposażeniem firmowym na podstawie faktur 

Jednym z mniej oczywistych zastosowań danych z faktur jest zarządzanie majątkiem firmy. 

Zakup sprzętu IT, narzędzi czy wyposażenia biura często kończy się na księgowości. Tymczasem te same dane mogą automatycznie zasilać ewidencję majątku. 

Dlatego coraz częściej stosuje się program do zarządzania wyposażeniem firmowym, który wykorzystuje dane z faktur do tworzenia pełnej ewidencji. 

W praktyce pozwala to: 

• automatycznie rejestrować nowy sprzęt,  

• przypisywać go do pracowników,  

• śledzić historię użytkowania,  

• zarządzać zwrotami i przekazaniami.  

 

Ewidencja wyposażenia na podstawie faktur – koniec ręcznego wprowadzania danych 

W wielu organizacjach nadal funkcjonuje podwójna praca: 

• faktura trafia do księgowości,  

• dane są ręcznie wpisywane do systemu majątku.  

To nie tylko czasochłonne, ale też podatne na błędy. 

Dlatego ewidencja wyposażenia na podstawie faktur staje się naturalnym rozszerzeniem systemów obiegu dokumentów. 

Protokoły przekazania i przypisanie sprzętu 

Kolejnym krokiem jest formalizacja obiegu sprzętu. 

Nowoczesne systemy pozwalają generować: 

• protokoły przekazania sprzętu,  

• potwierdzenia odbioru,  

• dokumenty zwrotu.  

W połączeniu z danymi z faktur powstaje pełna historia cyklu życia sprzętu w firmie. 

Od operacji do zarządzania – najważniejsza zmiana 

Patrząc na wszystkie opisane elementy – workflow, automatyzację, AI, projekty i wyposażenie – widać jedną wspólną zmianę. 

Faktura przestaje być dokumentem operacyjnym. 

Staje się elementem systemu zarządzania firmą. 

I właśnie dlatego tak ważne jest, aby program do akceptacji faktur z KSeF nie ograniczał się do jednego procesu, ale łączył różne obszary organizacji: 

• finanse,  

• projekty,  

• zakupy,  

• kontroling,  

• operacje.  

Ksefopis jako przykład podejścia procesowego 

Na tym tle pojawia się Ksefopis – rozwiązanie zaprojektowane nie jako narzędzie do „odbierania faktur z KSeF”, ale jako system porządkujący cały cykl ich obsługi. 

W praktyce oznacza to: 

• jeden proces dla faktur z KSeF i spoza KSeF,  

• możliwość definiowania ścieżek akceptacji,  

• automatyzację opisu i klasyfikacji kosztów,  

• powiązanie faktur z projektami i budżetami,  

• obsługę wielu spółek i struktur organizacyjnych.  

Istotne jest to, że system nie narzuca jednego modelu pracy. Raczej pozwala odwzorować rzeczywisty sposób działania organizacji i stopniowo go usprawniać. 

Dzięki temu wdrożenie KSeF staje się nie tylko obowiązkiem, ale punktem wyjścia do uporządkowania finansów i procesów zakupowych w firmie. 

Podsumowanie 

Wdrożenie KSeF nie zmienia jedynie sposobu odbierania faktur. Zmienia cały model pracy z dokumentami kosztowymi. 

Firmy, które ograniczą się do integracji z systemem ministerialnym, nadal będą pracować w sposób częściowo ręczny – z rozproszonymi decyzjami i opóźnioną informacją. 

Dopiero podejście procesowe, obejmujące workflow, automatyzację, analizę danych i integrację z innymi obszarami firmy, pozwala wykorzystać pełen potencjał cyfrowych faktur. 

Źródła 

• https://ksef.podatki.gov.pl/ – Krajowy System e-Faktur (informacje oficjalne)  

• https://www.gov.pl/web/finanse – Ministerstwo Finansów  

• https://ksefopis.pl/ – informacje o systemie Ksefopis 

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wiele przedsiębiorstw rozpoczęło poszukiwania narzędzi, które umożliwią sprawną obsługę nowych procesów. W praktyce szybko okazało się jednak, że samo pobieranie dokumentów z KSeF rozwiązuje jedynie niewielką część problemów związanych z zarządzaniem fakturami zakupowymi.  

Jeszcze kilka lat temu faktura kosztowa najczęściej trafiała do sekretariatu, działu zakupów lub bezpośrednio do księgowości. Dokument papierowy można było opisać, podpisać i przekazać dalej. W przypadku faktur elektronicznych dominowała wymiana wiadomości e-mail, a wiele firm wypracowało własne sposoby akceptacji kosztów. 

KSeF zmienia ten model. Faktura pojawia się w centralnym systemie Ministerstwa Finansów i jest dostępna praktycznie natychmiast po jej wystawieniu. To oznacza, że przedsiębiorstwa muszą odpowiedzieć sobie na znacznie ważniejsze pytanie niż tylko „jak pobrać dokument?”. 

Znacznie istotniejsze staje się: 

• kto powinien zobaczyć fakturę jako pierwszy,  

• kto odpowiada za jej opisanie,  

• kto zatwierdza wydatek,  

• jak kontrolować terminy płatności,  

• jak powiązać koszt z projektem lub budżetem,  

• w jaki sposób przekazać komplet informacji do systemu finansowo-księgowego.  

To właśnie dlatego coraz więcej organizacji poszukuje nie tylko narzędzia do komunikacji z KSeF, ale kompletnego programu do akceptacji faktur z KSeF, który uporządkuje cały proces obiegu dokumentów. 

KSeF to nie tylko nowy sposób odbierania faktur 

W debacie dotyczącej KSeF często skupiamy się na aspektach prawnych lub technicznych. Tymczasem z punktu widzenia przedsiębiorcy znacznie większe znaczenie ma organizacja codziennej pracy. 

Sam Krajowy System e-Faktur odpowiada za ustandaryzowaną wymianę dokumentów pomiędzy kontrahentami. Nie zarządza jednak procesami zachodzącymi wewnątrz firmy. 

Po odebraniu faktury nadal trzeba odpowiedzieć na wiele pytań: 

• Czy dokument dotyczy właściwej spółki?  

• Czy zakup został wcześniej zaakceptowany?  

• Czy koszt mieści się w budżecie?  

• Kto powinien potwierdzić wykonanie usługi?  

• Czy faktura zawiera wszystkie niezbędne informacje do księgowania?  

• Czy należy ją przypisać do projektu lub konkretnego MPK?  

Im większa organizacja, tym więcej osób uczestniczy w tych działaniach. W wielu przedsiębiorstwach pojedyncza faktura przechodzi przez kilka etapów akceptacji zanim zostanie przekazana do księgowości. 

Dlatego elektroniczny obieg faktur z KSeF staje się dziś jednym z najważniejszych elementów cyfryzacji procesów finansowych. 

Dlaczego sam odbiór faktur z KSeF nie wystarczy? 

Na rynku pojawia się coraz więcej aplikacji umożliwiających połączenie z KSeF i pobieranie dokumentów. Jest to oczywiście niezbędna funkcjonalność, jednak sama w sobie nie rozwiązuje problemów organizacyjnych. 

Można to porównać do skrzynki pocztowej. 

Odebranie listu nie oznacza jeszcze, że wiadomo: 

• kto powinien go przeczytać,  

• kto ma podjąć decyzję,  

• gdzie dokument należy zarchiwizować,  

• jakie działania powinny zostać wykonane.  

Z fakturami zakupowymi jest podobnie. 

Przedsiębiorstwa bardzo szybko zauważają, że po pobraniu dokumentów z KSeF rozpoczyna się właściwa praca. 

Najczęściej obejmuje ona: 

• opisanie kosztu,  

• wskazanie centrum kosztowego,  

• przypisanie odpowiedzialnej osoby,  

• potwierdzenie wykonania usługi,  

• akceptację wydatku,  

• kontrolę terminu płatności,  

• przekazanie danych do systemu ERP.  

Bez odpowiednich narzędzi wiele z tych czynności nadal wykonywanych jest ręcznie. Informacje przekazywane są e-mailami, telefonicznie lub za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, co zwiększa ryzyko pomyłek i wydłuża czas obsługi dokumentów. 

Jak wygląda nowoczesny obieg faktur kosztowych z KSeF? 

Coraz więcej przedsiębiorstw odchodzi od prostego modelu polegającego na odbieraniu dokumentów i przekazywaniu ich do księgowości. 

Nowoczesny obieg faktur kosztowych z KSeF obejmuje cały cykl życia dokumentu – od momentu jego pojawienia się w systemie aż do zaksięgowania i rozliczenia. 

Typowy proces wygląda następująco: 

1. Faktura zostaje automatycznie pobrana z KSeF.  

2. System rozpoznaje dostawcę i podstawowe dane dokumentu.  

3. Dokument trafia do właściwej osoby lub działu.  

4. Odpowiedzialny pracownik opisuje koszt.  

5. Faktura przechodzi kolejne etapy akceptacji zgodnie z polityką firmy.  

6. Po zatwierdzeniu dane przekazywane są do systemu finansowo-księgowego.  

7. Dokument pozostaje dostępny wraz z pełną historią decyzji i akceptacji.  

Tak zorganizowany proces pozwala nie tylko usprawnić pracę księgowości, ale również zwiększyć kontrolę nad wydatkami i ograniczyć liczbę błędów wynikających z ręcznego przekazywania informacji. 

Workflow faktur zakupowych KSeF – serce nowoczesnego obiegu dokumentów 

Każda firma ma własny sposób zatwierdzania wydatków. W niewielkich przedsiębiorstwach decyzję podejmuje często właściciel lub dyrektor finansowy. W większych organizacjach w proces zaangażowanych jest kilku kierowników, osoby odpowiedzialne za budżety, dział zakupów oraz księgowość. 

To sprawia, że skuteczny workflow faktur zakupowych KSeF nie powinien narzucać jednego schematu działania. Znacznie lepiej sprawdzają się rozwiązania umożliwiające dopasowanie procesu do struktury organizacyjnej firmy. 

W praktyce jedna faktura może przejść zupełnie inną ścieżkę niż kolejna. Przykładowo: 

• faktura za materiały produkcyjne trafia najpierw do kierownika produkcji, 

• faktura za usługi marketingowe wymaga akceptacji kierownika marketingu, 

• dokument dotyczący inwestycji powinien zostać zatwierdzony przez osobę odpowiedzialną za projekt, 

• abonament za oprogramowanie może zostać automatycznie przypisany do działu IT. 

Takie podejście pozwala skrócić czas akceptacji i ograniczyć liczbę dokumentów kierowanych do niewłaściwych osób. 

Konfigurowalny workflow faktur dopasowany do organizacji 

Jeszcze do niedawna wiele przedsiębiorstw próbowało dostosować swoje procedury do możliwości wykorzystywanego systemu. Obecnie coraz częściej oczekuje się odwrotnego podejścia – to narzędzie powinno wspierać istniejące procesy biznesowe. 

Dlatego warto zwrócić uwagę, czy wybrany system oferuje konfigurowalny workflow faktur, który można rozwijać wraz ze zmianami zachodzącymi w organizacji. 

Najczęściej możliwość konfiguracji obejmuje: 

• definiowanie wielu ścieżek akceptacji, 

• różne procesy dla poszczególnych spółek, 

• odrębne reguły dla działów i oddziałów, 

• limity kwotowe, 

• zastępstwa podczas nieobecności pracowników, 

• automatyczne eskalowanie zadań. 

Dzięki temu firma nie musi przebudowywać procesu za każdym razem, gdy zmienia się struktura organizacyjna lub zakres odpowiedzialności pracowników. 

Etapy obiegu faktur w firmie – jak uporządkować proces? 

Choć szczegóły różnią się pomiędzy przedsiębiorstwami, większość organizacji realizuje podobne etapy obiegu faktur w firmie. 

Można je podzielić na kilka podstawowych kroków. 

Rejestracja dokumentu 

Pierwszym etapem jest pobranie faktury z KSeF lub dodanie dokumentu otrzymanego inną drogą. 

Weryfikacja danych 

Na tym etapie sprawdzane są podstawowe informacje: 

• kontrahent, 

• numer faktury, 

• kwoty, 

• zgodność z zamówieniem, 

• kompletność danych. 

Opis kosztu 

To moment, w którym szczególnego znaczenia nabiera program do opisywania faktur z KSeF. 

Pracownik uzupełnia informacje niezbędne do dalszego przetwarzania dokumentu, między innymi: 

• MPK, 

• projekt, 

• miejsce powstania kosztu, 

• rodzaj wydatku, 

• numer umowy, 

• źródło finansowania. 

Im więcej tych danych zostanie uzupełnionych automatycznie, tym krócej trwa obsługa pojedynczej faktury. 

Akceptacja 

Po opisaniu dokument trafia do osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie kosztu. 

W zależności od polityki firmy może być wymagany jeden lub kilka poziomów akceptacji. 

Przekazanie do księgowości 

Dopiero po zakończeniu procesu dane trafiają do systemu finansowo-księgowego, gdzie możliwe jest ich zaksięgowanie i przygotowanie płatności. 

Reguły akceptacji faktur kosztowych powinny eliminować ręczną pracę 

W wielu przedsiębiorstwach faktury nadal przesyłane są pomiędzy pracownikami za pomocą wiadomości e-mail. 

Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy: 

• osoba odpowiedzialna przebywa na urlopie, 

• zmienia się struktura organizacyjna, 

• faktura dotyczy kilku działów, 

• koszt przekracza określony limit. 

Nowoczesny system do akceptacji faktur kosztowych umożliwia definiowanie reguł, które automatycznie kierują dokument do odpowiednich osób. 

Przykładowe reguły akceptacji faktur kosztowych mogą uwzględniać: 

• dostawcę, 

• kategorię kosztu, 

• wartość faktury, 

• MPK, 

• projekt, 

• dział, 

• lokalizację, 

• rodzaj zakupu. 

Dzięki temu użytkownik nie zastanawia się, komu przekazać dokument. System wykonuje tę czynność automatycznie. 

Automatyczne kierowanie faktur do właściwych osób 

Jednym z najczęściej powtarzających się problemów w firmach jest sytuacja, w której faktura trafia do niewłaściwego pracownika. 

Każda taka pomyłka wydłuża proces i zwiększa ryzyko opóźnienia płatności. 

Dlatego coraz większą rolę odgrywa automatyczne kierowanie faktur do właściwych osób. 

Mechanizmy automatyzacji mogą wykorzystywać między innymi: 

• historię wcześniejszych zakupów, 

• dane kontrahenta, 

• kategorię wydatku, 

• numer projektu, 

• strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa. 

Pracownik otrzymuje już dokument przypisany do jego obszaru odpowiedzialności, co ogranicza liczbę czynności wykonywanych ręcznie. 

Powiadomienia zamiast ciągłego sprawdzania systemu 

Kolejnym elementem usprawniającym pracę są powiadomienia o fakturach z KSeF. 

W praktyce użytkownik nie musi regularnie logować się do systemu, aby sprawdzić, czy pojawiły się nowe zadania. 

Może zostać poinformowany automatycznie o: 

• nowej fakturze oczekującej na opis, 

• konieczności akceptacji kosztu, 

• zbliżającym się terminie płatności, 

• przekroczeniu ustalonego czasu obsługi dokumentu. 

Coraz częściej wykorzystywane są również powiadomienia push o nowych fakturach kosztowych, które trafiają bezpośrednio na urządzenia mobilne. 

Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w przypadku menedżerów oraz osób często pracujących poza biurem. 

Aplikacja mobilna KSeF do faktur – akceptacja z dowolnego miejsca 

Model pracy wielu przedsiębiorstw zmienił się w ostatnich latach. Część decyzji podejmowana jest podczas spotkań z klientami, podróży służbowych lub pracy zdalnej. 

W takich sytuacjach znaczenia nabiera aplikacja mobilna KSeF do faktur. 

Dzięki niej osoba odpowiedzialna za akceptację może: 

• przejrzeć dokument, 

• zapoznać się z opisem kosztu, 

• sprawdzić historię akceptacji, 

• zatwierdzić lub odrzucić fakturę, 

• dodać komentarz. 

Możliwość obsługi procesu na smartfonie sprawia, że faktury KSeF na telefonie przestają być jedynie podglądem dokumentów. Stają się elementem codziennego zarządzania finansami przedsiębiorstwa. 

Uprawnienia do faktur KSeF dla pracowników 

Nie każdy użytkownik powinien mieć dostęp do wszystkich dokumentów. 

W dobrze zaprojektowanym systemie można definiować uprawnienia do faktur KSeF dla pracowników w taki sposób, aby każda osoba widziała wyłącznie informacje związane z zakresem swoich obowiązków. 

Może to dotyczyć: 

• wybranych spółek, 

• określonych działów, 

• projektów, 

• centrów kosztów, 

• konkretnych etapów procesu. 

Takie podejście zwiększa bezpieczeństwo danych oraz ułatwia zarządzanie organizacją wraz z jej rozwojem. 

Sprawny workflow to dopiero początek 

Automatyzacja ścieżek akceptacji znacząco usprawnia pracę działów finansowych, jednak pełny potencjał cyfrowego obiegu dokumentów ujawnia się dopiero wtedy, gdy system potrafi również analizować treść faktur i samodzielnie uzupełniać część informacji. 

Automatyzacja obsługi faktur KSeF – mniej ręcznej pracy, więcej kontroli 

Jednym z najczęściej powtarzających się argumentów za wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów jest oszczędność czasu. W praktyce jednak sama cyfryzacja procesu nie gwarantuje jeszcze wzrostu efektywności. Jeżeli pracownicy nadal ręcznie przepisują dane z faktur, wyszukują osoby odpowiedzialne za akceptację czy uzupełniają te same informacje przy każdym dokumencie, korzyści z wdrożenia pozostają ograniczone. 

Dlatego coraz większą rolę odgrywa automatyzacja obsługi faktur KSeF, której celem jest ograniczenie liczby powtarzalnych czynności wykonywanych przez pracowników. 

W nowoczesnych systemach wiele działań odbywa się bez udziału użytkownika. Program może sam: 

• rozpoznać kontrahenta, 

• przypisać dokument do odpowiedniej spółki, 

• uzupełnić dane dostawcy, 

• wskazać kategorię kosztu, 

• skierować fakturę do właściwej ścieżki akceptacji, 

• przygotować dane do eksportu do systemu ERP. 

W efekcie pracownik koncentruje się na podejmowaniu decyzji, a nie na wykonywaniu rutynowych operacji administracyjnych. 

AI do odczytywania faktur PDF – jeden proces dla wszystkich dokumentów 

Choć obowiązkowy KSeF znacząco zmieni sposób wymiany faktur, w praktyce przedsiębiorstwa jeszcze przez długi czas będą otrzymywać również dokumenty spoza systemu. 

Dotyczy to między innymi: 

• faktur zagranicznych, 

• dokumentów wystawianych przez podmioty nieobjęte obowiązkiem korzystania z KSeF, 

• rachunków, 

• korekt, 

• załączników do faktur, 

• dokumentów historycznych. 

To oznacza, że skuteczny obieg dokumentów nie może ograniczać się wyłącznie do obsługi faktur pobieranych z KSeF. 

Coraz większe znaczenie zyskują rozwiązania wykorzystujące AI do odczytywania faktur PDF, dzięki którym dokumenty otrzymywane pocztą elektroniczną lub dodawane przez użytkowników mogą zostać automatycznie przekształcone w dane gotowe do dalszego przetwarzania. 

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedną, spójną ścieżkę obsługi wszystkich dokumentów kosztowych – niezależnie od źródła ich pochodzenia. 

Automatyczne określanie rodzaju kosztu faktury 

Opisanie faktury często wymaga wskazania szeregu informacji potrzebnych do księgowania oraz późniejszej analizy kosztów. 

W wielu firmach użytkownik musi ręcznie wybierać: 

• rodzaj kosztu, 

• MPK, 

• projekt, 

• konto księgowe, 

• kategorię wydatku. 

W przypadku dużej liczby dokumentów staje się to czasochłonne i zwiększa ryzyko błędów. 

Dlatego coraz częściej wykorzystuje się mechanizmy umożliwiające automatyczne określanie rodzaju kosztu faktury na podstawie danych historycznych, informacji o dostawcy czy wcześniej zdefiniowanych reguł biznesowych. 

Przykładowo faktury od operatora telekomunikacyjnego mogą być automatycznie przypisywane do kosztów usług telekomunikacyjnych, a dokumenty od dostawcy energii do kosztów mediów. Pracownik nie musi każdorazowo wykonywać tych samych czynności. 

Automatyczne rozpoznawanie faktur od stałych dostawców 

Większość przedsiębiorstw współpracuje z grupą kontrahentów, od których regularnie otrzymuje podobne dokumenty. 

To między innymi: 

• operatorzy telekomunikacyjni, 

• firmy kurierskie, 

• dostawcy energii, 

• firmy leasingowe, 

• dostawcy usług IT, 

• operatorzy licencji i subskrypcji. 

W takich przypadkach dobrze sprawdza się automatyczne rozpoznawanie faktur od stałych dostawców. 

System może wykorzystać historię wcześniejszych dokumentów, aby: 

• podpowiedzieć sposób opisu, 

• przypisać odpowiednie MPK, 

• skierować dokument do właściwych osób, 

• zasugerować projekt lub dział. 

Takie rozwiązanie skraca czas obsługi i zapewnia większą spójność danych. 

Faktury spoza KSeF w obiegu dokumentów nadal będą obecne 

Wdrożenie KSeF nie oznacza końca obsługi dokumentów pochodzących z innych źródeł. 

Przedsiębiorstwa nadal będą pracować z: 

• fakturami zagranicznymi, 

• dokumentami archiwalnymi, 

• rachunkami, 

• załącznikami, 

• plikami PDF otrzymywanymi pocztą elektroniczną. 

Dlatego warto upewnić się, że wybrane rozwiązanie obsługuje również faktury spoza KSeF w obiegu dokumentów. 

W przeciwnym razie firma będzie zmuszona utrzymywać dwa odrębne procesy – jeden dla faktur pobieranych z KSeF, drugi dla pozostałych dokumentów. 

Takie podejście utrudnia zarządzanie, zwiększa liczbę wyjątków i komplikuje szkolenie pracowników. 

Dodawanie faktur PDF spoza KSeF 

Możliwość dodawania faktur PDF spoza KSeF pozwala zachować jednolite zasady pracy bez względu na sposób otrzymania dokumentu. 

Dzięki temu użytkownik nie musi zastanawiać się, czy dana faktura pochodzi z KSeF, z poczty elektronicznej czy została zeskanowana. 

Każdy dokument przechodzi ten sam proces: 

• rejestrację, 

• opis, 

• akceptację, 

• przekazanie do księgowości, 

• archiwizację. 

To rozwiązanie szczególnie doceniają przedsiębiorstwa współpracujące z zagranicznymi kontrahentami oraz firmy posiadające rozbudowane procesy zakupowe. 

Zarządzanie dostawcami na podstawie faktur 

Faktury stanowią cenne źródło informacji o współpracy z kontrahentami. Dane zgromadzone w systemie mogą być wykorzystywane nie tylko przez księgowość, lecz także przez działy zakupów i controlling. 

Coraz więcej organizacji wykorzystuje funkcje związane z zarządzaniem dostawcami na podstawie faktur. 

Analiza historii dokumentów pozwala szybko sprawdzić: 

• częstotliwość zakupów, 

• wartość współpracy, 

• terminowość płatności, 

• strukturę kosztów, 

• zmiany cen w czasie. 

Dodatkowym ułatwieniem jest dostęp do historii zakupów od dostawcy z faktur, dzięki której można łatwo przeanalizować wcześniejsze zamówienia lub porównać koszty ponoszone w kolejnych okresach. 

Koszty według MPK z faktur KSeF – więcej niż księgowanie 

Dla wielu przedsiębiorstw samo zaksięgowanie faktury jest dopiero początkiem analizy. 

Nowoczesne rozwiązania umożliwiają prezentowanie kosztów według MPK z faktur KSeF, co pozwala kierownikom działów oraz kontrolerom finansowym monitorować wykonanie budżetów praktycznie na bieżąco. 

Zamiast oczekiwać na miesięczne raporty, osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary działalności mogą obserwować: 

• poziom wykorzystania budżetu, 

• strukturę wydatków, 

• największe pozycje kosztowe, 

• odchylenia od planu. 

Dzięki temu łatwiej podejmować decyzje dotyczące kolejnych zakupów. 

Program KSeF niezależny od ERP – dlaczego ma to znaczenie? 

Jednym z częstych dylematów przedsiębiorców jest wybór pomiędzy funkcjonalnością oferowaną przez system ERP a dedykowaną aplikacją do zarządzania obiegiem faktur. 

W praktyce coraz więcej organizacji decyduje się na program KSeF niezależny od ERP. 

Takie podejście ma kilka zalet. 

Po pierwsze, proces obiegu dokumentów można rozwijać niezależnie od zmian w systemie finansowo-księgowym. 

Po drugie, przedsiębiorstwo nie jest ograniczone możliwościami jednego producenta oprogramowania. 

Po trzecie, w przypadku grup kapitałowych wykorzystujących różne systemy ERP możliwe jest zachowanie jednego, spójnego procesu akceptacji faktur dla wszystkich spółek. 

Ksefopis jako przykład nowoczesnego podejścia do obiegu faktur 

Opisane wcześniej funkcjonalności pokazują, w jakim kierunku rozwijają się współczesne systemy do obsługi dokumentów kosztowych. Dobrym przykładem takiego podejścia jest Ksefopis – rozwiązanie zaprojektowane nie jako prosty moduł komunikacji z KSeF, lecz jako system wspierający cały proces zarządzania fakturami. 

W praktyce oznacza to możliwość obsługi zarówno faktur pobieranych z KSeF, jak i dokumentów otrzymywanych w innych formatach, z wykorzystaniem jednego procesu akceptacji. System wspiera definiowanie ścieżek workflow, automatyzację opisu dokumentów, integrację z systemami ERP oraz pracę wielu użytkowników w ramach jednej organizacji lub grupy spółek. 

Istotnym elementem jest również możliwość stopniowego rozwijania procesu. Firma nie musi wdrażać wszystkich funkcji jednocześnie – może rozpocząć od uporządkowania obiegu faktur, a następnie rozszerzać system o kolejne mechanizmy automatyzacji, analizy kosztów czy integracje z innymi narzędziami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. 

To podejście dobrze wpisuje się w potrzeby organizacji, które traktują wdrożenie KSeF jako impuls do uporządkowania i usprawnienia całego procesu zarządzania dokumentami kosztowymi, a nie jedynie jako konieczność spełnienia nowych wymagań formalnych. 

Dane z faktur mogą wspierać zarządzanie firmą 

W wielu przedsiębiorstwach faktura zakupowa kończy swój „cykl życia” w momencie zaksięgowania. Tymczasem zawarte w niej informacje mogą stanowić cenne źródło wiedzy dla zarządu, działu finansowego, controllingu czy kierowników projektów. 

Jeżeli dokumenty są odpowiednio opisane i trafiają do jednego systemu, możliwe staje się nie tylko sprawne księgowanie, ale również bieżąca analiza kosztów oraz planowanie przyszłych wydatków. 

To właśnie dlatego coraz częściej elektroniczny obieg faktur przestaje być wyłącznie narzędziem dla księgowości. Staje się elementem wspierającym zarządzanie całym przedsiębiorstwem. 

Program do planowania cash flow z faktur 

Jednym z największych wyzwań działów finansowych pozostaje przewidywanie przyszłych zobowiązań. 

Wiele firm nadal przygotowuje zestawienia w arkuszach kalkulacyjnych, ręcznie analizując terminy płatności i wartości faktur. Takie rozwiązanie jest czasochłonne i trudne do aktualizowania w organizacjach obsługujących setki lub tysiące dokumentów miesięcznie. 

Nowoczesny program do planowania cash flow z faktur pozwala wykorzystać dane zgromadzone w procesie akceptacji dokumentów. 

Na ich podstawie można przygotować: 

• zestawienie zobowiązań według terminów płatności, 

• prognozy wydatków w kolejnych tygodniach, 

• analizę planowanych obciążeń rachunków bankowych, 

• raporty dla działu finansowego. 

Dzięki temu osoby odpowiedzialne za płynność finansową nie muszą czekać do momentu zaksięgowania dokumentów. 

Cash flow na podstawie faktur KSeF 

Korzyści z wykorzystania danych pojawiają się szczególnie wtedy, gdy wszystkie dokumenty przechodzą jeden, uporządkowany proces. 

Cash flow na podstawie faktur KSeF może być tworzony automatycznie w oparciu o: 

• daty płatności, 

• kwoty brutto i netto, 

• waluty, 

• status akceptacji, 

• harmonogramy płatności. 

Pozwala to szybciej identyfikować okresy zwiększonego zapotrzebowania na środki finansowe i odpowiednio wcześniej planować działania. 

W przedsiębiorstwach prowadzących wiele projektów lub obsługujących kilka spółek jednocześnie takie informacje mają istotny wpływ na decyzje finansowe. 

Prognoza przepływów pieniężnych z faktur 

Planowanie przyszłych zobowiązań nie kończy się na analizie pojedynczych terminów płatności. 

Coraz większego znaczenia nabiera prognoza przepływów pieniężnych z faktur, uwzględniająca zarówno dokumenty zakupowe, jak i sprzedażowe. 

Takie zestawienie pozwala ocenić: 

• planowane wpływy, 

• przewidywane wydatki, 

• okresowe niedobory środków, 

• sezonowość kosztów. 

Dla zarządu oznacza to dostęp do bardziej aktualnych informacji niż w przypadku analiz przygotowywanych dopiero po zamknięciu miesiąca. 

Raport cash flow z faktur zakupowych i sprzedażowych 

W przedsiębiorstwach wykorzystujących elektroniczny obieg dokumentów naturalnym uzupełnieniem procesu staje się raport cash flow z faktur zakupowych i sprzedażowych. 

Może on prezentować między innymi: 

• wartość zobowiązań według terminów, 

• przewidywane wpływy, 

• saldo dla wybranego okresu, 

• analizę według spółek, 

• analizę według projektów. 

To przykład tego, jak dane zgromadzone podczas obsługi faktur mogą wspierać decyzje biznesowe wykraczające poza sam proces księgowania. 

Kontrola kosztów projektów zaczyna się na etapie akceptacji faktury 

Coraz więcej przedsiębiorstw prowadzi działalność projektową. Dotyczy to nie tylko branży IT, ale również firm produkcyjnych, budowlanych, usługowych czy konsultingowych. 

W takich organizacjach istotne staje się przypisywanie faktur do projektów już podczas ich opisywania. 

Dzięki temu możliwe jest: 

• bieżące monitorowanie kosztów, 

• analiza wykorzystania budżetu, 

• porównywanie kosztów pomiędzy projektami, 

• szybkie przygotowanie raportów dla kierowników. 

Nie trzeba czekać do zakończenia miesiąca, aby sprawdzić, jak wygląda realizacja budżetu. 

Kontrola budżetu projektu na podstawie faktur 

Jeżeli każda faktura zostanie przypisana do odpowiedniego projektu, przedsiębiorstwo zyskuje możliwość prowadzenia kontroli budżetu projektu na podstawie faktur. 

Pozwala to wcześniej zauważyć: 

• przekroczenia budżetu, 

• nieplanowane wydatki, 

• wzrost kosztów współpracy z dostawcami, 

• opóźnienia w realizacji zakupów. 

W praktyce oznacza to większą kontrolę nad rentownością prowadzonych przedsięwzięć. 

Analiza rentowności projektów z faktur 

Połączenie danych kosztowych z informacjami o przychodach umożliwia również analizę rentowności projektów z faktur. 

Takie zestawienia pomagają odpowiedzieć na pytania: 

• które projekty generują najwyższe koszty, 

• jakie wydatki najczęściej przekraczają plan, 

• gdzie można szukać oszczędności, 

• którzy dostawcy mają największy wpływ na rentowność realizowanych przedsięwzięć. 

Program do zarządzania wyposażeniem firmowym 

Faktury zakupowe mogą być również początkiem procesu ewidencjonowania majątku przedsiębiorstwa. 

Coraz częściej systemy klasy workflow oferują funkcje, dzięki którym dokument zakupu staje się podstawą do utworzenia wpisu w ewidencji wyposażenia. 

Tak działa program do zarządzania wyposażeniem firmowym, który pozwala powiązać dokument zakupu z konkretnym składnikiem majątku. 

Ewidencja wyposażenia na podstawie faktur 

Po zakupie komputera, telefonu czy monitora dane z faktury mogą zostać wykorzystane do utworzenia pozycji w rejestrze wyposażenia. 

Taka ewidencja wyposażenia na podstawie faktur pozwala łatwo ustalić: 

• datę zakupu, 

• wartość sprzętu, 

• numer dokumentu, 

• dostawcę, 

• okres gwarancji, 

• miejsce użytkowania. 

Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi wielokrotnie wprowadzać tych samych informacji. 

Program do przypisywania sprzętu pracownikom 

Kolejnym krokiem może być program do przypisywania sprzętu pracownikom, który umożliwia prowadzenie pełnej historii użytkowania wyposażenia. 

W praktyce można rejestrować: 

• wydanie sprzętu, 

• zmianę użytkownika, 

• zwrot wyposażenia, 

• likwidację środka. 

Naturalnym uzupełnieniem takiego procesu są protokoły przekazania i zwrotu sprzętu, które mogą być generowane na podstawie danych zapisanych w systemie. 

Wdrożenie KSeF jako impuls do uporządkowania procesów 

Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur często postrzegane jest jako kolejne wymaganie formalne. W praktyce może jednak stać się dobrą okazją do uporządkowania procesów związanych z obsługą dokumentów kosztowych. 

Przedsiębiorstwa, które potraktują wdrożenie KSeF wyłącznie jako sposób odbierania faktur, prawdopodobnie nadal będą zmagać się z ręcznym opisywaniem dokumentów, rozproszoną komunikacją oraz ograniczoną kontrolą nad wydatkami. 

Znacznie więcej korzyści przynosi podejście zakładające uporządkowanie całego procesu – od wpływu dokumentu, przez jego opis i akceptację, aż po analizę kosztów oraz integrację z systemem finansowo-księgowym. 

Na rynku dostępne są rozwiązania wspierające taki model pracy. Jednym z nich jest Ksefopis, który koncentruje się na kompleksowym zarządzaniu obiegiem dokumentów kosztowych, niezależnie od źródła ich pochodzenia oraz wykorzystywanego w przedsiębiorstwie systemu ERP. Warto jednak pamiętać, że niezależnie od wyboru konkretnego rozwiązania kluczowe znaczenie ma dopasowanie procesu do potrzeb organizacji, a nie odwrotnie. 

Na co zwrócić uwagę wybierając program do akceptacji faktur z KSeF? 

Przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań: 

• Czy system obsługuje zarówno faktury z KSeF, jak i dokumenty spoza KSeF? 

• Czy można samodzielnie skonfigurować workflow akceptacji bez angażowania producenta? 

• Czy program wykorzystuje AI do odczytywania faktur PDF oraz automatycznego opisywania dokumentów? 

• Czy możliwe jest automatyczne kierowanie faktur do właściwych osób zgodnie ze strukturą organizacji? 

• Czy rozwiązanie współpracuje z wykorzystywanym w firmie systemem ERP i pozostaje od niego niezależne? 

• Czy użytkownicy mogą akceptować dokumenty również z poziomu aplikacji mobilnej? 

• Czy system umożliwia analizę kosztów według MPK, projektów lub dostawców? 

• Czy dostępne są raporty wspierające planowanie cash flow oraz kontrolę terminów płatności? 

• Czy rozwiązanie pozwala rozwijać proces wraz ze wzrostem organizacji i zmianami w przepisach? 

• Czy producent zapewnia rozwój systemu zgodny z kolejnymi etapami wdrażania KSeF? 

Odpowiedzi na te pytania pomogą wybrać rozwiązanie, które nie tylko zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami, ale również usprawni codzienną pracę działów finansowych, zakupowych i zarządczych. 

Źródła 

1. Oficjalny portal Krajowego Systemu e-Faktur – informacje o zasadach działania KSeF oraz materiałach dla przedsiębiorców: https://ksef.podatki.gov.pl/ 

2. Portal Ministerstwa Finansów – informacje dotyczące wdrożenia KSeF: https://www.gov.pl/web/finanse 

3. Ksefopis – opis funkcjonalności systemu do elektronicznego obiegu faktur i dokumentów: https://ksefopis.pl/