Od momentu wejścia w życie obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wiele przedsiębiorstw rozpoczęło poszukiwania narzędzi, które umożliwią sprawną obsługę nowych procesów. W praktyce szybko okazało się jednak, że samo pobieranie dokumentów z KSeF rozwiązuje jedynie niewielką część problemów związanych z zarządzaniem fakturami zakupowymi.
Jeszcze kilka lat temu faktura kosztowa najczęściej trafiała do sekretariatu, działu zakupów lub bezpośrednio do księgowości. Dokument papierowy można było opisać, podpisać i przekazać dalej. W przypadku faktur elektronicznych dominowała wymiana wiadomości e-mail, a wiele firm wypracowało własne sposoby akceptacji kosztów.
KSeF zmienia ten model. Faktura pojawia się w centralnym systemie Ministerstwa Finansów i jest dostępna praktycznie natychmiast po jej wystawieniu. To oznacza, że przedsiębiorstwa muszą odpowiedzieć sobie na znacznie ważniejsze pytanie niż tylko „jak pobrać dokument?”.
Znacznie istotniejsze staje się:
- kto powinien zobaczyć fakturę jako pierwszy,
- kto odpowiada za jej opisanie,
- kto zatwierdza wydatek,
- jak kontrolować terminy płatności,
- jak powiązać koszt z projektem lub budżetem,
- w jaki sposób przekazać komplet informacji do systemu finansowo-księgowego.
To właśnie dlatego coraz więcej organizacji poszukuje nie tylko narzędzia do komunikacji z KSeF, ale kompletnego programu do akceptacji faktur z KSeF, który uporządkuje cały proces obiegu dokumentów.
KSeF to nie tylko nowy sposób odbierania faktur
W debacie dotyczącej KSeF często skupiamy się na aspektach prawnych lub technicznych. Tymczasem z punktu widzenia przedsiębiorcy znacznie większe znaczenie ma organizacja codziennej pracy.
Sam Krajowy System e-Faktur odpowiada za ustandaryzowaną wymianę dokumentów pomiędzy kontrahentami. Nie zarządza jednak procesami zachodzącymi wewnątrz firmy.
Po odebraniu faktury nadal trzeba odpowiedzieć na wiele pytań:
- Czy dokument dotyczy właściwej spółki?
- Czy zakup został wcześniej zaakceptowany?
- Czy koszt mieści się w budżecie?
- Kto powinien potwierdzić wykonanie usługi?
- Czy faktura zawiera wszystkie niezbędne informacje do księgowania?
- Czy należy ją przypisać do projektu lub konkretnego MPK?
Im większa organizacja, tym więcej osób uczestniczy w tych działaniach. W wielu przedsiębiorstwach pojedyncza faktura przechodzi przez kilka etapów akceptacji zanim zostanie przekazana do księgowości.
Dlatego elektroniczny obieg faktur z KSeF staje się dziś jednym z najważniejszych elementów cyfryzacji procesów finansowych.
Dlaczego sam odbiór faktur z KSeF nie wystarczy?
Na rynku pojawia się coraz więcej aplikacji umożliwiających połączenie z KSeF i pobieranie dokumentów. Jest to oczywiście niezbędna funkcjonalność, jednak sama w sobie nie rozwiązuje problemów organizacyjnych.
Można to porównać do skrzynki pocztowej.
Odebranie listu nie oznacza jeszcze, że wiadomo:
- kto powinien go przeczytać,
- kto ma podjąć decyzję,
- gdzie dokument należy zarchiwizować,
- jakie działania powinny zostać wykonane.
Z fakturami zakupowymi jest podobnie.
Przedsiębiorstwa bardzo szybko zauważają, że po pobraniu dokumentów z KSeF rozpoczyna się właściwa praca.
Najczęściej obejmuje ona:
- opisanie kosztu,
- wskazanie centrum kosztowego,
- przypisanie odpowiedzialnej osoby,
- potwierdzenie wykonania usługi,
- akceptację wydatku,
- kontrolę terminu płatności,
- przekazanie danych do systemu ERP.
Bez odpowiednich narzędzi wiele z tych czynności nadal wykonywanych jest ręcznie. Informacje przekazywane są e-mailami, telefonicznie lub za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, co zwiększa ryzyko pomyłek i wydłuża czas obsługi dokumentów.
Jak wygląda nowoczesny obieg faktur kosztowych z KSeF?
Coraz więcej przedsiębiorstw odchodzi od prostego modelu polegającego na odbieraniu dokumentów i przekazywaniu ich do księgowości.
Nowoczesny obieg faktur kosztowych z KSeF obejmuje cały cykl życia dokumentu – od momentu jego pojawienia się w systemie aż do zaksięgowania i rozliczenia.
Typowy proces wygląda następująco:
- Faktura zostaje automatycznie pobrana z KSeF.
- System rozpoznaje dostawcę i podstawowe dane dokumentu.
- Dokument trafia do właściwej osoby lub działu.
- Odpowiedzialny pracownik opisuje koszt.
- Faktura przechodzi kolejne etapy akceptacji zgodnie z polityką firmy.
- Po zatwierdzeniu dane przekazywane są do systemu finansowo-księgowego.
- Dokument pozostaje dostępny wraz z pełną historią decyzji i akceptacji.
Tak zorganizowany proces pozwala nie tylko usprawnić pracę księgowości, ale również zwiększyć kontrolę nad wydatkami i ograniczyć liczbę błędów wynikających z ręcznego przekazywania informacji.
Workflow faktur zakupowych KSeF – serce nowoczesnego obiegu dokumentów
Każda firma ma własny sposób zatwierdzania wydatków. W niewielkich przedsiębiorstwach decyzję podejmuje często właściciel lub dyrektor finansowy. W większych organizacjach w proces zaangażowanych jest kilku kierowników, osoby odpowiedzialne za budżety, dział zakupów oraz księgowość.
To sprawia, że skuteczny workflow faktur zakupowych KSeF nie powinien narzucać jednego schematu działania. Znacznie lepiej sprawdzają się rozwiązania umożliwiające dopasowanie procesu do struktury organizacyjnej firmy.
W praktyce jedna faktura może przejść zupełnie inną ścieżkę niż kolejna. Przykładowo:
- faktura za materiały produkcyjne trafia najpierw do kierownika produkcji,
- faktura za usługi marketingowe wymaga akceptacji kierownika marketingu,
- dokument dotyczący inwestycji powinien zostać zatwierdzony przez osobę odpowiedzialną za projekt,
- abonament za oprogramowanie może zostać automatycznie przypisany do działu IT.
Takie podejście pozwala skrócić czas akceptacji i ograniczyć liczbę dokumentów kierowanych do niewłaściwych osób.
Konfigurowalny workflow faktur dopasowany do organizacji
Jeszcze do niedawna wiele przedsiębiorstw próbowało dostosować swoje procedury do możliwości wykorzystywanego systemu. Obecnie coraz częściej oczekuje się odwrotnego podejścia – to narzędzie powinno wspierać istniejące procesy biznesowe.
Dlatego warto zwrócić uwagę, czy wybrany system oferuje konfigurowalny workflow faktur, który można rozwijać wraz ze zmianami zachodzącymi w organizacji.
Najczęściej możliwość konfiguracji obejmuje:
- definiowanie wielu ścieżek akceptacji,
- różne procesy dla poszczególnych spółek,
- odrębne reguły dla działów i oddziałów,
- limity kwotowe,
- zastępstwa podczas nieobecności pracowników,
- automatyczne eskalowanie zadań.
Dzięki temu firma nie musi przebudowywać procesu za każdym razem, gdy zmienia się struktura organizacyjna lub zakres odpowiedzialności pracowników.
Etapy obiegu faktur w firmie – jak uporządkować proces?
Choć szczegóły różnią się pomiędzy przedsiębiorstwami, większość organizacji realizuje podobne etapy obiegu faktur w firmie.
Można je podzielić na kilka podstawowych kroków.
Rejestracja dokumentu
Pierwszym etapem jest pobranie faktury z KSeF lub dodanie dokumentu otrzymanego inną drogą.
Weryfikacja danych
Na tym etapie sprawdzane są podstawowe informacje:
- kontrahent,
- numer faktury,
- kwoty,
- zgodność z zamówieniem,
- kompletność danych.
Opis kosztu
To moment, w którym szczególnego znaczenia nabiera program do opisywania faktur z KSeF.
Pracownik uzupełnia informacje niezbędne do dalszego przetwarzania dokumentu, między innymi:
- MPK,
- projekt,
- miejsce powstania kosztu,
- rodzaj wydatku,
- numer umowy,
- źródło finansowania.
Im więcej tych danych zostanie uzupełnionych automatycznie, tym krócej trwa obsługa pojedynczej faktury.
Akceptacja
Po opisaniu dokument trafia do osób odpowiedzialnych za zatwierdzenie kosztu.
W zależności od polityki firmy może być wymagany jeden lub kilka poziomów akceptacji.
Przekazanie do księgowości
Dopiero po zakończeniu procesu dane trafiają do systemu finansowo-księgowego, gdzie możliwe jest ich zaksięgowanie i przygotowanie płatności.
Reguły akceptacji faktur kosztowych powinny eliminować ręczną pracę
W wielu przedsiębiorstwach faktury nadal przesyłane są pomiędzy pracownikami za pomocą wiadomości e-mail.
Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy:
- osoba odpowiedzialna przebywa na urlopie,
- zmienia się struktura organizacyjna,
- faktura dotyczy kilku działów,
- koszt przekracza określony limit.
Nowoczesny system do akceptacji faktur kosztowych umożliwia definiowanie reguł, które automatycznie kierują dokument do odpowiednich osób.
Przykładowe reguły akceptacji faktur kosztowych mogą uwzględniać:
- dostawcę,
- kategorię kosztu,
- wartość faktury,
- MPK,
- projekt,
- dział,
- lokalizację,
- rodzaj zakupu.
Dzięki temu użytkownik nie zastanawia się, komu przekazać dokument. System wykonuje tę czynność automatycznie.
Automatyczne kierowanie faktur do właściwych osób
Jednym z najczęściej powtarzających się problemów w firmach jest sytuacja, w której faktura trafia do niewłaściwego pracownika.
Każda taka pomyłka wydłuża proces i zwiększa ryzyko opóźnienia płatności.
Dlatego coraz większą rolę odgrywa automatyczne kierowanie faktur do właściwych osób.
Mechanizmy automatyzacji mogą wykorzystywać między innymi:
- historię wcześniejszych zakupów,
- dane kontrahenta,
- kategorię wydatku,
- numer projektu,
- strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa.
Pracownik otrzymuje już dokument przypisany do jego obszaru odpowiedzialności, co ogranicza liczbę czynności wykonywanych ręcznie.
Powiadomienia zamiast ciągłego sprawdzania systemu
Kolejnym elementem usprawniającym pracę są powiadomienia o fakturach z KSeF.
W praktyce użytkownik nie musi regularnie logować się do systemu, aby sprawdzić, czy pojawiły się nowe zadania.
Może zostać poinformowany automatycznie o:
- nowej fakturze oczekującej na opis,
- konieczności akceptacji kosztu,
- zbliżającym się terminie płatności,
- przekroczeniu ustalonego czasu obsługi dokumentu.
Coraz częściej wykorzystywane są również powiadomienia push o nowych fakturach kosztowych, które trafiają bezpośrednio na urządzenia mobilne.
Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w przypadku menedżerów oraz osób często pracujących poza biurem.
Aplikacja mobilna KSeF do faktur – akceptacja z dowolnego miejsca
Model pracy wielu przedsiębiorstw zmienił się w ostatnich latach. Część decyzji podejmowana jest podczas spotkań z klientami, podróży służbowych lub pracy zdalnej.
W takich sytuacjach znaczenia nabiera aplikacja mobilna KSeF do faktur.
Dzięki niej osoba odpowiedzialna za akceptację może:
- przejrzeć dokument,
- zapoznać się z opisem kosztu,
- sprawdzić historię akceptacji,
- zatwierdzić lub odrzucić fakturę,
- dodać komentarz.
Możliwość obsługi procesu na smartfonie sprawia, że faktury KSeF na telefonie przestają być jedynie podglądem dokumentów. Stają się elementem codziennego zarządzania finansami przedsiębiorstwa.
Uprawnienia do faktur KSeF dla pracowników
Nie każdy użytkownik powinien mieć dostęp do wszystkich dokumentów.
W dobrze zaprojektowanym systemie można definiować uprawnienia do faktur KSeF dla pracowników w taki sposób, aby każda osoba widziała wyłącznie informacje związane z zakresem swoich obowiązków.
Może to dotyczyć:
- wybranych spółek,
- określonych działów,
- projektów,
- centrów kosztów,
- konkretnych etapów procesu.
Takie podejście zwiększa bezpieczeństwo danych oraz ułatwia zarządzanie organizacją wraz z jej rozwojem.
Sprawny workflow to dopiero początek
Automatyzacja ścieżek akceptacji znacząco usprawnia pracę działów finansowych, jednak pełny potencjał cyfrowego obiegu dokumentów ujawnia się dopiero wtedy, gdy system potrafi również analizować treść faktur i samodzielnie uzupełniać część informacji.
Automatyzacja obsługi faktur KSeF – mniej ręcznej pracy, więcej kontroli
Jednym z najczęściej powtarzających się argumentów za wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów jest oszczędność czasu. W praktyce jednak sama cyfryzacja procesu nie gwarantuje jeszcze wzrostu efektywności. Jeżeli pracownicy nadal ręcznie przepisują dane z faktur, wyszukują osoby odpowiedzialne za akceptację czy uzupełniają te same informacje przy każdym dokumencie, korzyści z wdrożenia pozostają ograniczone.
Dlatego coraz większą rolę odgrywa automatyzacja obsługi faktur KSeF, której celem jest ograniczenie liczby powtarzalnych czynności wykonywanych przez pracowników.
W nowoczesnych systemach wiele działań odbywa się bez udziału użytkownika. Program może sam:
- rozpoznać kontrahenta,
- przypisać dokument do odpowiedniej spółki,
- uzupełnić dane dostawcy,
- wskazać kategorię kosztu,
- skierować fakturę do właściwej ścieżki akceptacji,
- przygotować dane do eksportu do systemu ERP.
W efekcie pracownik koncentruje się na podejmowaniu decyzji, a nie na wykonywaniu rutynowych operacji administracyjnych.
AI do odczytywania faktur PDF – jeden proces dla wszystkich dokumentów
Choć obowiązkowy KSeF znacząco zmieni sposób wymiany faktur, w praktyce przedsiębiorstwa jeszcze przez długi czas będą otrzymywać również dokumenty spoza systemu.
Dotyczy to między innymi:
- faktur zagranicznych,
- dokumentów wystawianych przez podmioty nieobjęte obowiązkiem korzystania z KSeF,
- rachunków,
- korekt,
- załączników do faktur,
- dokumentów historycznych.
To oznacza, że skuteczny obieg dokumentów nie może ograniczać się wyłącznie do obsługi faktur pobieranych z KSeF.
Coraz większe znaczenie zyskują rozwiązania wykorzystujące AI do odczytywania faktur PDF, dzięki którym dokumenty otrzymywane pocztą elektroniczną lub dodawane przez użytkowników mogą zostać automatycznie przekształcone w dane gotowe do dalszego przetwarzania.
Dla przedsiębiorcy oznacza to jedną, spójną ścieżkę obsługi wszystkich dokumentów kosztowych – niezależnie od źródła ich pochodzenia.
Automatyczne określanie rodzaju kosztu faktury
Opisanie faktury często wymaga wskazania szeregu informacji potrzebnych do księgowania oraz późniejszej analizy kosztów.
W wielu firmach użytkownik musi ręcznie wybierać:
- rodzaj kosztu,
- MPK,
- projekt,
- konto księgowe,
- kategorię wydatku.
W przypadku dużej liczby dokumentów staje się to czasochłonne i zwiększa ryzyko błędów.
Dlatego coraz częściej wykorzystuje się mechanizmy umożliwiające automatyczne określanie rodzaju kosztu faktury na podstawie danych historycznych, informacji o dostawcy czy wcześniej zdefiniowanych reguł biznesowych.
Przykładowo faktury od operatora telekomunikacyjnego mogą być automatycznie przypisywane do kosztów usług telekomunikacyjnych, a dokumenty od dostawcy energii do kosztów mediów. Pracownik nie musi każdorazowo wykonywać tych samych czynności.
Automatyczne rozpoznawanie faktur od stałych dostawców
Większość przedsiębiorstw współpracuje z grupą kontrahentów, od których regularnie otrzymuje podobne dokumenty.
To między innymi:
- operatorzy telekomunikacyjni,
- firmy kurierskie,
- dostawcy energii,
- firmy leasingowe,
- dostawcy usług IT,
- operatorzy licencji i subskrypcji.
W takich przypadkach dobrze sprawdza się automatyczne rozpoznawanie faktur od stałych dostawców.
System może wykorzystać historię wcześniejszych dokumentów, aby:
- podpowiedzieć sposób opisu,
- przypisać odpowiednie MPK,
- skierować dokument do właściwych osób,
- zasugerować projekt lub dział.
Takie rozwiązanie skraca czas obsługi i zapewnia większą spójność danych.
Faktury spoza KSeF w obiegu dokumentów nadal będą obecne
Wdrożenie KSeF nie oznacza końca obsługi dokumentów pochodzących z innych źródeł.
Przedsiębiorstwa nadal będą pracować z:
- fakturami zagranicznymi,
- dokumentami archiwalnymi,
- rachunkami,
- załącznikami,
- plikami PDF otrzymywanymi pocztą elektroniczną.
Dlatego warto upewnić się, że wybrane rozwiązanie obsługuje również faktury spoza KSeF w obiegu dokumentów.
W przeciwnym razie firma będzie zmuszona utrzymywać dwa odrębne procesy – jeden dla faktur pobieranych z KSeF, drugi dla pozostałych dokumentów.
Takie podejście utrudnia zarządzanie, zwiększa liczbę wyjątków i komplikuje szkolenie pracowników.
Dodawanie faktur PDF spoza KSeF
Możliwość dodawania faktur PDF spoza KSeF pozwala zachować jednolite zasady pracy bez względu na sposób otrzymania dokumentu.
Dzięki temu użytkownik nie musi zastanawiać się, czy dana faktura pochodzi z KSeF, z poczty elektronicznej czy została zeskanowana.
Każdy dokument przechodzi ten sam proces:
- rejestrację,
- opis,
- akceptację,
- przekazanie do księgowości,
- archiwizację.
To rozwiązanie szczególnie doceniają przedsiębiorstwa współpracujące z zagranicznymi kontrahentami oraz firmy posiadające rozbudowane procesy zakupowe.
Zarządzanie dostawcami na podstawie faktur
Faktury stanowią cenne źródło informacji o współpracy z kontrahentami. Dane zgromadzone w systemie mogą być wykorzystywane nie tylko przez księgowość, lecz także przez działy zakupów i controlling.
Coraz więcej organizacji wykorzystuje funkcje związane z zarządzaniem dostawcami na podstawie faktur.
Analiza historii dokumentów pozwala szybko sprawdzić:
- częstotliwość zakupów,
- wartość współpracy,
- terminowość płatności,
- strukturę kosztów,
- zmiany cen w czasie.
Dodatkowym ułatwieniem jest dostęp do historii zakupów od dostawcy z faktur, dzięki której można łatwo przeanalizować wcześniejsze zamówienia lub porównać koszty ponoszone w kolejnych okresach.
Koszty według MPK z faktur KSeF – więcej niż księgowanie
Dla wielu przedsiębiorstw samo zaksięgowanie faktury jest dopiero początkiem analizy.
Nowoczesne rozwiązania umożliwiają prezentowanie kosztów według MPK z faktur KSeF, co pozwala kierownikom działów oraz kontrolerom finansowym monitorować wykonanie budżetów praktycznie na bieżąco.
Zamiast oczekiwać na miesięczne raporty, osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary działalności mogą obserwować:
- poziom wykorzystania budżetu,
- strukturę wydatków,
- największe pozycje kosztowe,
- odchylenia od planu.
Dzięki temu łatwiej podejmować decyzje dotyczące kolejnych zakupów.
Program KSeF niezależny od ERP – dlaczego ma to znaczenie?
Jednym z częstych dylematów przedsiębiorców jest wybór pomiędzy funkcjonalnością oferowaną przez system ERP a dedykowaną aplikacją do zarządzania obiegiem faktur.
W praktyce coraz więcej organizacji decyduje się na program KSeF niezależny od ERP.
Takie podejście ma kilka zalet.
Po pierwsze, proces obiegu dokumentów można rozwijać niezależnie od zmian w systemie finansowo-księgowym.
Po drugie, przedsiębiorstwo nie jest ograniczone możliwościami jednego producenta oprogramowania.
Po trzecie, w przypadku grup kapitałowych wykorzystujących różne systemy ERP możliwe jest zachowanie jednego, spójnego procesu akceptacji faktur dla wszystkich spółek.
Ksefopis jako przykład nowoczesnego podejścia do obiegu faktur
Opisane wcześniej funkcjonalności pokazują, w jakim kierunku rozwijają się współczesne systemy do obsługi dokumentów kosztowych. Dobrym przykładem takiego podejścia jest Ksefopis – rozwiązanie zaprojektowane nie jako prosty moduł komunikacji z KSeF, lecz jako system wspierający cały proces zarządzania fakturami.
W praktyce oznacza to możliwość obsługi zarówno faktur pobieranych z KSeF, jak i dokumentów otrzymywanych w innych formatach, z wykorzystaniem jednego procesu akceptacji. System wspiera definiowanie ścieżek workflow, automatyzację opisu dokumentów, integrację z systemami ERP oraz pracę wielu użytkowników w ramach jednej organizacji lub grupy spółek.
Istotnym elementem jest również możliwość stopniowego rozwijania procesu. Firma nie musi wdrażać wszystkich funkcji jednocześnie – może rozpocząć od uporządkowania obiegu faktur, a następnie rozszerzać system o kolejne mechanizmy automatyzacji, analizy kosztów czy integracje z innymi narzędziami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie.
To podejście dobrze wpisuje się w potrzeby organizacji, które traktują wdrożenie KSeF jako impuls do uporządkowania i usprawnienia całego procesu zarządzania dokumentami kosztowymi, a nie jedynie jako konieczność spełnienia nowych wymagań formalnych.
Dane z faktur mogą wspierać zarządzanie firmą
W wielu przedsiębiorstwach faktura zakupowa kończy swój „cykl życia” w momencie zaksięgowania. Tymczasem zawarte w niej informacje mogą stanowić cenne źródło wiedzy dla zarządu, działu finansowego, controllingu czy kierowników projektów.
Jeżeli dokumenty są odpowiednio opisane i trafiają do jednego systemu, możliwe staje się nie tylko sprawne księgowanie, ale również bieżąca analiza kosztów oraz planowanie przyszłych wydatków.
To właśnie dlatego coraz częściej elektroniczny obieg faktur przestaje być wyłącznie narzędziem dla księgowości. Staje się elementem wspierającym zarządzanie całym przedsiębiorstwem.
Program do planowania cash flow z faktur
Jednym z największych wyzwań działów finansowych pozostaje przewidywanie przyszłych zobowiązań.
Wiele firm nadal przygotowuje zestawienia w arkuszach kalkulacyjnych, ręcznie analizując terminy płatności i wartości faktur. Takie rozwiązanie jest czasochłonne i trudne do aktualizowania w organizacjach obsługujących setki lub tysiące dokumentów miesięcznie.
Nowoczesny program do planowania cash flow z faktur pozwala wykorzystać dane zgromadzone w procesie akceptacji dokumentów.
Na ich podstawie można przygotować:
- zestawienie zobowiązań według terminów płatności,
- prognozy wydatków w kolejnych tygodniach,
- analizę planowanych obciążeń rachunków bankowych,
- raporty dla działu finansowego.
Dzięki temu osoby odpowiedzialne za płynność finansową nie muszą czekać do momentu zaksięgowania dokumentów.
Cash flow na podstawie faktur KSeF
Korzyści z wykorzystania danych pojawiają się szczególnie wtedy, gdy wszystkie dokumenty przechodzą jeden, uporządkowany proces.
Cash flow na podstawie faktur KSeF może być tworzony automatycznie w oparciu o:
- daty płatności,
- kwoty brutto i netto,
- waluty,
- status akceptacji,
- harmonogramy płatności.
Pozwala to szybciej identyfikować okresy zwiększonego zapotrzebowania na środki finansowe i odpowiednio wcześniej planować działania.
W przedsiębiorstwach prowadzących wiele projektów lub obsługujących kilka spółek jednocześnie takie informacje mają istotny wpływ na decyzje finansowe.
Prognoza przepływów pieniężnych z faktur
Planowanie przyszłych zobowiązań nie kończy się na analizie pojedynczych terminów płatności.
Coraz większego znaczenia nabiera prognoza przepływów pieniężnych z faktur, uwzględniająca zarówno dokumenty zakupowe, jak i sprzedażowe.
Takie zestawienie pozwala ocenić:
- planowane wpływy,
- przewidywane wydatki,
- okresowe niedobory środków,
- sezonowość kosztów.
Dla zarządu oznacza to dostęp do bardziej aktualnych informacji niż w przypadku analiz przygotowywanych dopiero po zamknięciu miesiąca.
Raport cash flow z faktur zakupowych i sprzedażowych
W przedsiębiorstwach wykorzystujących elektroniczny obieg dokumentów naturalnym uzupełnieniem procesu staje się raport cash flow z faktur zakupowych i sprzedażowych.
Może on prezentować między innymi:
- wartość zobowiązań według terminów,
- przewidywane wpływy,
- saldo dla wybranego okresu,
- analizę według spółek,
- analizę według projektów.
To przykład tego, jak dane zgromadzone podczas obsługi faktur mogą wspierać decyzje biznesowe wykraczające poza sam proces księgowania.
Kontrola kosztów projektów zaczyna się na etapie akceptacji faktury
Coraz więcej przedsiębiorstw prowadzi działalność projektową. Dotyczy to nie tylko branży IT, ale również firm produkcyjnych, budowlanych, usługowych czy konsultingowych.
W takich organizacjach istotne staje się przypisywanie faktur do projektów już podczas ich opisywania.
Dzięki temu możliwe jest:
- bieżące monitorowanie kosztów,
- analiza wykorzystania budżetu,
- porównywanie kosztów pomiędzy projektami,
- szybkie przygotowanie raportów dla kierowników.
Nie trzeba czekać do zakończenia miesiąca, aby sprawdzić, jak wygląda realizacja budżetu.
Kontrola budżetu projektu na podstawie faktur
Jeżeli każda faktura zostanie przypisana do odpowiedniego projektu, przedsiębiorstwo zyskuje możliwość prowadzenia kontroli budżetu projektu na podstawie faktur.
Pozwala to wcześniej zauważyć:
- przekroczenia budżetu,
- nieplanowane wydatki,
- wzrost kosztów współpracy z dostawcami,
- opóźnienia w realizacji zakupów.
W praktyce oznacza to większą kontrolę nad rentownością prowadzonych przedsięwzięć.
Analiza rentowności projektów z faktur
Połączenie danych kosztowych z informacjami o przychodach umożliwia również analizę rentowności projektów z faktur.
Takie zestawienia pomagają odpowiedzieć na pytania:
- które projekty generują najwyższe koszty,
- jakie wydatki najczęściej przekraczają plan,
- gdzie można szukać oszczędności,
- którzy dostawcy mają największy wpływ na rentowność realizowanych przedsięwzięć.
Program do zarządzania wyposażeniem firmowym
Faktury zakupowe mogą być również początkiem procesu ewidencjonowania majątku przedsiębiorstwa.
Coraz częściej systemy klasy workflow oferują funkcje, dzięki którym dokument zakupu staje się podstawą do utworzenia wpisu w ewidencji wyposażenia.
Tak działa program do zarządzania wyposażeniem firmowym, który pozwala powiązać dokument zakupu z konkretnym składnikiem majątku.
Ewidencja wyposażenia na podstawie faktur
Po zakupie komputera, telefonu czy monitora dane z faktury mogą zostać wykorzystane do utworzenia pozycji w rejestrze wyposażenia.
Taka ewidencja wyposażenia na podstawie faktur pozwala łatwo ustalić:
- datę zakupu,
- wartość sprzętu,
- numer dokumentu,
- dostawcę,
- okres gwarancji,
- miejsce użytkowania.
Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi wielokrotnie wprowadzać tych samych informacji.
Program do przypisywania sprzętu pracownikom
Kolejnym krokiem może być program do przypisywania sprzętu pracownikom, który umożliwia prowadzenie pełnej historii użytkowania wyposażenia.
W praktyce można rejestrować:
- wydanie sprzętu,
- zmianę użytkownika,
- zwrot wyposażenia,
- likwidację środka.
Naturalnym uzupełnieniem takiego procesu są protokoły przekazania i zwrotu sprzętu, które mogą być generowane na podstawie danych zapisanych w systemie.
Wdrożenie KSeF jako impuls do uporządkowania procesów
Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur często postrzegane jest jako kolejne wymaganie formalne. W praktyce może jednak stać się dobrą okazją do uporządkowania procesów związanych z obsługą dokumentów kosztowych.
Przedsiębiorstwa, które potraktują wdrożenie KSeF wyłącznie jako sposób odbierania faktur, prawdopodobnie nadal będą zmagać się z ręcznym opisywaniem dokumentów, rozproszoną komunikacją oraz ograniczoną kontrolą nad wydatkami.
Znacznie więcej korzyści przynosi podejście zakładające uporządkowanie całego procesu – od wpływu dokumentu, przez jego opis i akceptację, aż po analizę kosztów oraz integrację z systemem finansowo-księgowym.
Na rynku dostępne są rozwiązania wspierające taki model pracy. Jednym z nich jest Ksefopis, który koncentruje się na kompleksowym zarządzaniu obiegiem dokumentów kosztowych, niezależnie od źródła ich pochodzenia oraz wykorzystywanego w przedsiębiorstwie systemu ERP. Warto jednak pamiętać, że niezależnie od wyboru konkretnego rozwiązania kluczowe znaczenie ma dopasowanie procesu do potrzeb organizacji, a nie odwrotnie.
Na co zwrócić uwagę wybierając program do akceptacji faktur z KSeF?
Przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Czy system obsługuje zarówno faktury z KSeF, jak i dokumenty spoza KSeF?
- Czy można samodzielnie skonfigurować workflow akceptacji bez angażowania producenta?
- Czy program wykorzystuje AI do odczytywania faktur PDF oraz automatycznego opisywania dokumentów?
- Czy możliwe jest automatyczne kierowanie faktur do właściwych osób zgodnie ze strukturą organizacji?
- Czy rozwiązanie współpracuje z wykorzystywanym w firmie systemem ERP i pozostaje od niego niezależne?
- Czy użytkownicy mogą akceptować dokumenty również z poziomu aplikacji mobilnej?
- Czy system umożliwia analizę kosztów według MPK, projektów lub dostawców?
- Czy dostępne są raporty wspierające planowanie cash flow oraz kontrolę terminów płatności?
- Czy rozwiązanie pozwala rozwijać proces wraz ze wzrostem organizacji i zmianami w przepisach?
- Czy producent zapewnia rozwój systemu zgodny z kolejnymi etapami wdrażania KSeF?
Odpowiedzi na te pytania pomogą wybrać rozwiązanie, które nie tylko zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami, ale również usprawni codzienną pracę działów finansowych, zakupowych i zarządczych.
Źródła
- Oficjalny portal Krajowego Systemu e-Faktur – informacje o zasadach działania KSeF oraz materiałach dla przedsiębiorców: https://ksef.podatki.gov.pl/
- Portal Ministerstwa Finansów – informacje dotyczące wdrożenia KSeF: https://www.gov.pl/web/finanse
- Ksefopis – opis funkcjonalności systemu do elektronicznego obiegu faktur i dokumentów: https://ksefopis.pl/