„Kończę działalność. Żaden KSeF nie będzie już mi potrzebny. Idę na emeryturę” — takie wiadomości otrzymywał zespół BS4 od przedsiębiorców testujących Ksefopis. Wśród technicznych pytań o nowy sposób obsługi faktur pojawiały się też historie ludzi kończących działalność i osób potrzebujących pomocy przy pierwszym logowaniu.
Zespół wspomina również telefoniczne przeprowadzanie emerytowanej księgowej pracującej dla przedszkola przez logowanie do Aplikacji Podatnika. To przypomnienie, że wdrożenie technologii wymaga nie tylko połączenia systemów, lecz także wsparcia użytkowników.
Po pierwszych miesiącach zmieniają się pytania
Jak oceniają ten etap twórcy Ksefopisu? Po blisko dziewięciu miesiącach ich wrażenie jest ostrożnie pozytywne: w obsługiwanych procesach faktury zakupowe spływają, a dokumenty wystawiane przez firmy są wysyłane do KSeF. Nie oznacza to braku wyjątków ani problemów we wszystkich przedsiębiorstwach. To doświadczenia konkretnego zespołu pracującego z użytkownikami.
Gdy podstawowe czynności stają się rutyną, można zadać następne pytanie: jak wykorzystać dane z faktur do sprawniejszego prowadzenia firmy?
Co oznacza hasło KSeF 3.0?
BS4 określa ten kierunek mianem KSeF 3.0. To nazwa podejścia biznesowego proponowanego przez dostawcę, a nie oficjalna nowa wersja państwowego systemu.
Założenie jest praktyczne: dokument potrzebny do księgowania może jednocześnie zasilać budżet projektu, historię zakupów, ewidencję wyposażenia i plan płatności. KSeF zapewnia dane z faktur, natomiast dodatkowa aplikacja łączy je z informacjami o firmowych procesach.
Obieg faktur powinien angażować osoby znające zakup
Sam wpływ faktury nie wyjaśnia, kto zamówił usługę, czy została ona wykonana i którego kontraktu dotyczy. Te informacje mają zwykle pracownicy operacyjni lub kierownicy projektów.
Narzędzie do obiegu dokumentów powinno pozwalać kierować faktury do tych osób, zbierać opisy i akceptacje oraz obejmować także dokumenty spoza KSeF. Taką możliwość oferuje obieg faktur w Ksefopis. Wybierając rozwiązanie, warto sprawdzić, czy ścieżkę akceptacji można dopasować do wielkości i sposobu pracy przedsiębiorstwa.
Budżety projektów i podstawy controllingu
Firma realizująca kilka zleceń jednocześnie potrzebuje informacji o kosztach każdego z nich. Przypisanie dokumentów do projektów pomaga porównać wydatki z budżetem. Przy kosztach wspólnych przydaje się możliwość podziału kwoty między przedsięwzięcia.
W Ksefopis projekty można powiązać z fakturami zakupowymi i sprzedażowymi. Pozwala to analizować wykorzystanie budżetu oraz rentowność na podstawie dokumentów uwzględnionych w systemie. Zobacz opis funkcji projektowych.
Controlling w mniejszej organizacji może zacząć się właśnie od takich praktyk: spójnego przypisywania kosztów, porównywania planu z wykonaniem i regularnego przeglądu odchyleń.
Abonamenty i licencje pod regularną kontrolą
Stałe wydatki są przewidywalne tylko wtedy, gdy ktoś je sprawdza. Warunki umów mogą się zmieniać, a firma nie zawsze nadal potrzebuje wszystkich opłacanych usług.
Warto szukać funkcji łączących kolejne faktury z umową lub kosztem cyklicznym, historią kwot i osobą odpowiedzialną. W Ksefopis taki mechanizm wspiera weryfikację powtarzalnych dokumentów i terminów przeglądu kosztów. Poznaj zarządzanie kosztami cyklicznymi.
Zakup sprzętu to początek jego ewidencji
Komputer, telefon czy elektronarzędzie pozostają w firmie długo po rozliczeniu faktury. Potrzebna jest informacja o użytkowniku, miejscu przechowywania i dokumencie zakupu.
Ksefopis umożliwia tworzenie kart wyposażenia na podstawie pozycji faktury, uzupełnianie numerów seryjnych i przypisywanie sprzętu pracownikom. Dostępne są także protokoły przekazania i zwrotu oraz informacje o serwisach i ubezpieczeniach. To przykład połączenia danych finansowych z codzienną organizacją pracy. Zobacz ewidencję wyposażenia.
Cash flow wymaga więcej niż stanu rachunku
Planowanie środków powinno uwzględniać terminy zobowiązań, oczekiwane wpływy i rzeczywiste rozliczenia. Dane z faktur stanowią część tego obrazu, ale nie wyczerpują go.
Analiza cash flow w Ksefopis wykorzystuje faktury oraz informacje o płatnościach do prognozowania przepływów. Firma musi przy tym uwzględnić również operacje niewynikające z faktur oraz aktualizować przewidywane terminy wpływów.
Możliwości także dla MŚP z zewnętrzną księgowością
Własny dział finansowy nie jest warunkiem rozpoczęcia kontroli projektów, abonamentów czy wyposażenia. W mniejszej firmie ważniejsze może być proste narzędzie, jasno wskazana odpowiedzialność i dostęp do danych dla właściwych osób.
Przed wyborem aplikacji warto ustalić konkretny cel: skrócenie akceptacji, uporządkowanie kosztów projektów albo kontrolę zakupów. Następnie sprawdzić obsługę dokumentów spoza KSeF, uprawnienia, współpracę z biurem rachunkowym i zakres funkcji w wybranym planie.
Po etapie oswajania KSeF warto oceniać narzędzia również przez to, jak pomagają firmie korzystać z danych. Odbiór faktury jest początkiem procesu, którego dalszy przebieg może wspierać zarządzanie całym przedsiębiorstwem.
Sprawdź rozwiązanie na przykładzie swojej firmy
Poznaj Ksefopis. Jeśli chcesz połączyć kontrolę kosztów z szerszym obiegiem zadań i dokumentów, omów z BS4 potrzeby wdrożeniowe. Zobacz też kryteria wyboru programu do akceptacji faktur KSeF.
Serwis prowadzi BS4, twórca Ksefopisu.