Aplikacje do e-podpisu – poradnik i najlepsze rozwiązania

Aplikacje do e-podpisu umożliwiają szybkie podpisywanie dokumentów online z dowolnego miejsca. W dobie cyfryzacji i pracy zdalnej podpis elektroniczny staje się standardem w firmach, ułatwiając elektroniczny obieg dokumentów. E-podpis pozwala zawierać umowy przez internet w kilka minut, a ponadto bez konieczności drukowania czy wysyłki papierowych dokumentów. Dzięki temu firmy oszczędzają czas, pieniądze i zwiększają bezpieczeństwo operacji.

Czym jest e-podpis i jak działa?

Podpis elektroniczny (e-podpis) to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego podpisu. Pozwala potwierdzić tożsamość osoby podpisującej i zapewnia integralność dokumentu. Może występować w kilku formach – od prostego podpisu po podpis kwalifikowany, który ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny.

Aplikacje do e-podpisu działają w prosty sposób: użytkownik przesyła dokument do systemu, wybiera miejsce złożenia podpisu, a następnie potwierdza tożsamość – np. poprzez SMS, aplikację mobilną lub weryfikację wideo. Dokument zostaje podpisany cyfrowo i może być od razu przesłany dalej. Proces ten jest szybki, bezpieczny i w pełni zdalny.

Zalety aplikacji do e-podpisu

Wdrożenie elektronicznego podpisu w firmie wiąże się z wieloma korzyściami:

• Skrócenie czasu obsługi dokumentów – podpisywanie umów trwa kilka minut, a nie dni.
• Obniżenie kosztów operacyjnych – brak konieczności drukowania, skanowania i wysyłki dokumentów.
• Zwiększenie bezpieczeństwa – dokumenty są szyfrowane, a podpisy potwierdzane jednoznacznie.
• Lepsza organizacja pracy – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów wszystkie pliki są dostępne online.
• Zgodność z przepisami prawa – podpis kwalifikowany ma pełną moc prawną i jest uznawany w całej UE.

Dzięki tym funkcjom firmy mogą znacznie przyspieszyć procesy formalne, ponadto zwiększając kontrolę nad dokumentacją.

Najlepsze aplikacje do e-podpisu

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do podpisywania dokumentów online. Oto kilka najczęściej wybieranych rozwiązań:

1. Autenti

Polska aplikacja do e-podpisu, umożliwiająca podpisywanie dokumentów online z dowolnego urządzenia. Oferuje różne formy podpisu – kwalifikowany, biometryczny i podpis SMS. Działa również przez aplikację mobilną, co zwiększa wygodę użytkowania.

2. airSlate

Rozbudowane narzędzie służące nie tylko do podpisywania dokumentów, ale również do zarządzania całym cyfrowym obiegiem dokumentów w firmie. System jest chętnie wykorzystywany przez działy HR, sprzedaży, finansów czy kancelarie prawne.

3. CertumSign

Intuicyjna platforma do podpisywania dokumentów przez przeglądarkę. Umożliwia obsługę podpisów kwalifikowanych, zdalnych i mobilnych. Wspiera obieg dokumentów w firmach każdej wielkości.

4. Signius

Rozwiązanie do zdalnego składania podpisu kwalifikowanego. Umożliwia błyskawiczne pozyskanie e-podpisu bez wizyty w punkcie potwierdzającym tożsamość. System obsługuje również integracje z systemami zarządzania dokumentami.

5. PandaDoc

Zaawansowana platforma do tworzenia, przesyłania i podpisywania dokumentów elektronicznych. Umożliwia edytowanie umów, korzystanie z gotowych szablonów i śledzenie statusów. Integruje się z systemami CRM i automatyzuje proces sprzedażowy.

Jak wybrać aplikację do e-podpisu?

Wybierając aplikację do e-podpisu, zwróć uwagę na:

• Rodzaj podpisu – czy potrzebujesz podpisu kwalifikowanego, zaawansowanego czy zwykłego.
• Zgodność z prawem – upewnij się, że rozwiązanie spełnia wymogi eIDAS i RODO.
• Integracje – sprawdź, czy narzędzie łączy się z twoim systemem CRM, ERP czy DMS.
• Funkcjonalność mobilna – podpisywanie dokumentów z poziomu telefonu lub tabletu.
• Wsparcie techniczne i łatwość obsługi – intuicyjny interfejs i dobra dokumentacja techniczna.
• Bezpłatny okres próbny – większość platform pozwala przetestować funkcje bez zobowiązań.

Warto przetestować kilka rozwiązań, aby dopasować narzędzie do potrzeb konkretnego zespołu lub działu.

Autenti – polska aplikacja do e-podpisu z certyfikatem zaufania

Główne funkcje:

1. Szybki podpis elektroniczny – umożliwia natychmiastowe podpisywanie dokumentów online, także na urządzeniach mobilnych;
2. Kwalifikowany podpis elektroniczny – dostępny bez konieczności posiadania karty i czytnika;
3. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – dostępne w bezpiecznym repozytorium;
4. Współpraca wieloosobowa – możliwość wysłania dokumentu do wielu osób i śledzenia statusów podpisu;
5. Integracje z systemami HR, ERP i CRM.

Zalety Autenti:

• Polski interfejs i wsparcie – prosta obsługa i pomoc techniczna w języku polskim;
• Zgodność z polskim prawem – w tym eIDAS i krajowymi regulacjami;
• Szeroki wybór podpisów – od prostego e-podpisu po kwalifikowany podpis cyfrowy;
• Brak konieczności instalacji – wszystko odbywa się w przeglądarce.

Wady Autenti:

• Ograniczona automatyzacja procesów – w porównaniu do narzędzi takich jak airSlate, funkcje automatyzujące są bardziej podstawowe;
• Koszty dla firm – mimo że dla użytkowników indywidualnych część funkcji jest bezpłatna, firmy muszą wykupić abonament;
• Mniej rozbudowane integracje międzynarodowe – w porównaniu do globalnych platform.

Dla kogo?

Autenti to idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm działających na rynku polskim, którym zależy na prostym, bezpiecznym i prawnym podpisywaniu dokumentów elektronicznie. Świetnie sprawdzi się także w kontaktach z klientami, urzędami czy partnerami biznesowymi w kraju.

airSlate – kompleksowa platforma do automatyzacji dokumentów z e-podpisem

Główne funkcje:

1. e-podpis (SignNow) – usługa umożliwiająca szybkie i bezpieczne podpisywanie plików PDF i formularzy;
2. Automatyzacja przepływów pracy (Workflows) – tworzenie złożonych procesów biznesowych z automatycznym wysyłaniem, zatwierdzaniem i archiwizacją dokumentów;
3. Integracje z narzędziami takimi jak Salesforce, Google Workspace, Microsoft 365;
4. Przyjazny interfejs typu drag & drop.

Zalety airSlate:

• Uniwersalność – poza samym e-podpisem umożliwia tworzenie całych procesów automatyzacji;
• Szerokie możliwości integracji – idealne dla większych firm z istniejącą infrastrukturą IT;
• Dostosowanie do skali – airSlate sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i dużych korporacjach;
• Bezpieczeństwo danych – zgodność z przepisami (m.in. GDPR, HIPAA).

Wady airSlate:

• Złożoność wdrożenia – dla mniejszych firm lub osób bez doświadczenia IT, system może być na początku przytłaczający;
• Brak wersji w języku polskim – interfejs i dokumentacja są dostępne głównie po angielsku;
• Cennik – choć dostępna jest wersja testowa, pełna funkcjonalność wymaga płatnej subskrypcji.

Dla kogo?

airSlate to świetny wybór dla firm, które chcą nie tylko podpisywać dokumenty elektronicznie, ale również kompleksowo zarządzać całością procesów. Jeśli zależy Ci na skalowalności i automatyzacji – to narzędzie warte rozważenia.

Funkcja / Aplikacja	airSlate	Autenti
Rodzaje podpisu	e-podpis, kwalifikowany (przez integracje)	e-podpis, kwalifikowany podpis cyfrowy
Język	Angielski	Polski
Złożoność	Zaawansowana	Przyjazna i prosta
Automatyzacja procesów	Bardzo rozbudowana	Ograniczona
Dostępność na rynku	Globalna	Polska i Europa
Wsparcie techniczne	Angielski support	Polski support
Cennik	Wysoki, elastyczny	Darmowe funkcje dla osób fizycznych, abonamenty dla firm

Podsumowanie

Aplikacje do e-podpisu ułatwiają zdalne podpisywanie dokumentów, przyspieszają obieg pism, ponadto zwiększając bezpieczeństwo danych. W czasach pracy hybrydowej i ciągle rosnącej cyfryzacji, wdrożenie podpisu elektronicznego to krok w stronę efektywniejszego zarządzania dokumentacją.

Jeśli chcesz usprawnić pracę swojego zespołu, ograniczyć koszty i unowocześnić procesy biurowe – wybierz aplikację do e-podpisu dopasowaną do twoich potrzeb. Zacznij korzystać z podpisu elektronicznego już dziś i zyskaj przewagę konkurencyjną!