Aplikacje do e-podpisu – poradnik i najlepsze rozwiązania

Aplikacje do e-podpisu umożliwiają szybkie podpisywanie dokumentów online z dowolnego miejsca. W dobie cyfryzacji i pracy zdalnej podpis elektroniczny staje się standardem w firmach, ułatwiając elektroniczny obieg dokumentów. E-podpis pozwala zawierać umowy przez internet w kilka minut, a ponadto bez konieczności drukowania czy wysyłki papierowych dokumentów. Dzięki temu firmy oszczędzają czas, pieniądze i zwiększają bezpieczeństwo operacji.

Czym jest e-podpis i jak działa?

Podpis elektroniczny (e-podpis) to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego podpisu. Pozwala potwierdzić tożsamość osoby podpisującej i zapewnia integralność dokumentu. Może występować w kilku formach – od prostego podpisu po podpis kwalifikowany, który ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny.

Aplikacje do e-podpisu działają w prosty sposób: użytkownik przesyła dokument do systemu, wybiera miejsce złożenia podpisu, a następnie potwierdza tożsamość – np. poprzez SMS, aplikację mobilną lub weryfikację wideo. Dokument zostaje podpisany cyfrowo i może być od razu przesłany dalej. Proces ten jest szybki, bezpieczny i w pełni zdalny.

Zalety aplikacji do e-podpisu

Wdrożenie elektronicznego podpisu w firmie wiąże się z wieloma korzyściami:

Skrócenie czasu obsługi dokumentów – podpisywanie umów trwa kilka minut, a nie dni.
Obniżenie kosztów operacyjnych – brak konieczności drukowania, skanowania i wysyłki dokumentów.
Zwiększenie bezpieczeństwa – dokumenty są szyfrowane, a podpisy potwierdzane jednoznacznie.
Lepsza organizacja pracy – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów wszystkie pliki są dostępne online.
Zgodność z przepisami prawa – podpis kwalifikowany ma pełną moc prawną i jest uznawany w całej UE.

Dzięki tym funkcjom firmy mogą znacznie przyspieszyć procesy formalne, ponadto zwiększając kontrolę nad dokumentacją.

Najlepsze aplikacje do e-podpisu

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do podpisywania dokumentów online. Oto kilka najczęściej wybieranych rozwiązań:

1. Autenti

Polska aplikacja do e-podpisu, umożliwiająca podpisywanie dokumentów online z dowolnego urządzenia. Oferuje różne formy podpisu – kwalifikowany, biometryczny i podpis SMS. Działa również przez aplikację mobilną, co zwiększa wygodę użytkowania.

2. airSlate

Rozbudowane narzędzie służące nie tylko do podpisywania dokumentów, ale również do zarządzania całym cyfrowym obiegiem dokumentów w firmie. System jest chętnie wykorzystywany przez działy HR, sprzedaży, finansów czy kancelarie prawne.

3. CertumSign

Intuicyjna platforma do podpisywania dokumentów przez przeglądarkę. Umożliwia obsługę podpisów kwalifikowanych, zdalnych i mobilnych. Wspiera obieg dokumentów w firmach każdej wielkości.

4. Signius

Rozwiązanie do zdalnego składania podpisu kwalifikowanego. Umożliwia błyskawiczne pozyskanie e-podpisu bez wizyty w punkcie potwierdzającym tożsamość. System obsługuje również integracje z systemami zarządzania dokumentami.

5. PandaDoc

Zaawansowana platforma do tworzenia, przesyłania i podpisywania dokumentów elektronicznych. Umożliwia edytowanie umów, korzystanie z gotowych szablonów i śledzenie statusów. Integruje się z systemami CRM i automatyzuje proces sprzedażowy.

Jak wybrać aplikację do e-podpisu?

Wybierając aplikację do e-podpisu, zwróć uwagę na:

Rodzaj podpisu – czy potrzebujesz podpisu kwalifikowanego, zaawansowanego czy zwykłego.
Zgodność z prawem – upewnij się, że rozwiązanie spełnia wymogi eIDAS i RODO.
Integracje – sprawdź, czy narzędzie łączy się z twoim systemem CRM, ERP czy DMS.
Funkcjonalność mobilna – podpisywanie dokumentów z poziomu telefonu lub tabletu.
Wsparcie techniczne i łatwość obsługi – intuicyjny interfejs i dobra dokumentacja techniczna.
Bezpłatny okres próbny – większość platform pozwala przetestować funkcje bez zobowiązań.

Warto przetestować kilka rozwiązań, aby dopasować narzędzie do potrzeb konkretnego zespołu lub działu.

Autenti – polska aplikacja do e-podpisu z certyfikatem zaufania

Główne funkcje:

Szybki podpis elektroniczny – umożliwia natychmiastowe podpisywanie dokumentów online, także na urządzeniach mobilnych;
Kwalifikowany podpis elektroniczny – dostępny bez konieczności posiadania karty i czytnika;
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – dostępne w bezpiecznym repozytorium;
Współpraca wieloosobowa – możliwość wysłania dokumentu do wielu osób i śledzenia statusów podpisu;
Integracje z systemami HR, ERP i CRM.

Zalety Autenti:

Polski interfejs i wsparcie – prosta obsługa i pomoc techniczna w języku polskim;
Zgodność z polskim prawem – w tym eIDAS i krajowymi regulacjami;
Szeroki wybór podpisów – od prostego e-podpisu po kwalifikowany podpis cyfrowy;
Brak konieczności instalacji – wszystko odbywa się w przeglądarce.

Wady Autenti:

Ograniczona automatyzacja procesów – w porównaniu do narzędzi takich jak airSlate, funkcje automatyzujące są bardziej podstawowe;
Koszty dla firm – mimo że dla użytkowników indywidualnych część funkcji jest bezpłatna, firmy muszą wykupić abonament;
Mniej rozbudowane integracje międzynarodowe – w porównaniu do globalnych platform.

Dla kogo?

Autenti to idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm działających na rynku polskim, którym zależy na prostym, bezpiecznym i prawnym podpisywaniu dokumentów elektronicznie. Świetnie sprawdzi się także w kontaktach z klientami, urzędami czy partnerami biznesowymi w kraju.

airSlate – kompleksowa platforma do automatyzacji dokumentów z e-podpisem

Główne funkcje:

e-podpis (SignNow) – usługa umożliwiająca szybkie i bezpieczne podpisywanie plików PDF i formularzy;
Automatyzacja przepływów pracy (Workflows) – tworzenie złożonych procesów biznesowych z automatycznym wysyłaniem, zatwierdzaniem i archiwizacją dokumentów;
Integracje z narzędziami takimi jak Salesforce, Google Workspace, Microsoft 365;
Przyjazny interfejs typu drag & drop.

Zalety airSlate:

Uniwersalność – poza samym e-podpisem umożliwia tworzenie całych procesów automatyzacji;
Szerokie możliwości integracji – idealne dla większych firm z istniejącą infrastrukturą IT;
Dostosowanie do skali – airSlate sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i dużych korporacjach;
Bezpieczeństwo danych – zgodność z przepisami (m.in. GDPR, HIPAA).

Wady airSlate:

Złożoność wdrożenia – dla mniejszych firm lub osób bez doświadczenia IT, system może być na początku przytłaczający;
Brak wersji w języku polskim – interfejs i dokumentacja są dostępne głównie po angielsku;
Cennik – choć dostępna jest wersja testowa, pełna funkcjonalność wymaga płatnej subskrypcji.

Dla kogo?

airSlate to świetny wybór dla firm, które chcą nie tylko podpisywać dokumenty elektronicznie, ale również kompleksowo zarządzać całością procesów. Jeśli zależy Ci na skalowalności i automatyzacji – to narzędzie warte rozważenia.

Funkcja / Aplikacja	airSlate	Autenti
Rodzaje podpisu	e-podpis, kwalifikowany (przez integracje)	e-podpis, kwalifikowany podpis cyfrowy
Język	Angielski	Polski
Złożoność	Zaawansowana	Przyjazna i prosta
Automatyzacja procesów	Bardzo rozbudowana	Ograniczona
Dostępność na rynku	Globalna	Polska i Europa
Wsparcie techniczne	Angielski support	Polski support
Cennik	Wysoki, elastyczny	Darmowe funkcje dla osób fizycznych, abonamenty dla firm

Podsumowanie

Aplikacje do e-podpisu ułatwiają zdalne podpisywanie dokumentów, przyspieszają obieg pism, ponadto zwiększając bezpieczeństwo danych. W czasach pracy hybrydowej i ciągle rosnącej cyfryzacji, wdrożenie podpisu elektronicznego to krok w stronę efektywniejszego zarządzania dokumentacją.

Jeśli chcesz usprawnić pracę swojego zespołu, ograniczyć koszty i unowocześnić procesy biurowe – wybierz aplikację do e-podpisu dopasowaną do twoich potrzeb. Zacznij korzystać z podpisu elektronicznego już dziś i zyskaj przewagę konkurencyjną!

Menedżer haseł (Password manager) – znajdź aplikację do haseł dla bezpieczeństwa firmy

Bezpieczeństwo danych to dziś podstawa działania każdej firmy – niezależnie od branży czy wielkości. W dobie cyfrowej transformacji, rosnącej liczby kont i usług online, ręczne zarządzanie loginami staje się nie tylko nieefektywne, ale też niebezpieczne. Rozwiązanie? Menedżer haseł – czyli aplikacja do bezpiecznego przechowywania, dzielenia się i generowania haseł.

Firmy potrzebują narzędzi, które nie tylko przechowują dane, ale też chronią je przy pomocy 2FA, oferują funkcje generowania mocnych haseł, integrują się z innymi systemami i są łatwe we wdrożeniu. Sprawdziliśmy cztery popularne password managery, które oferują rozwiązania dopasowane do potrzeb zespołów biznesowych:

Która aplikacja do haseł sprawdzi się najlepiej w Twojej firmie? Sprawdź nasze porównanie.

Czy generator haseł jest ważny w firmie? Po co firmie menedżer haseł (password manager)?

W każdej firmie – od jednoosobowej działalności po korporację – hasła to klucze do najważniejszych zasobów: poczty, narzędzi chmurowych, systemów finansowych, baz danych czy CRM. Aż 80% naruszeń bezpieczeństwa wynika z użycia słabych lub powtórzonych haseł. Dlatego generator haseł oraz dobry menedżer haseł (ang. password manager) to nie fanaberia, lecz fundament bezpieczeństwa cyfrowego.

Generator losowych haseł tworzy ciągi znaków, które są praktycznie niemożliwe do odgadnięcia przez człowieka lub zautomatyzowany atak. Silne hasła powinny być długie, zawierać wielkie i małe litery, cyfry oraz znaki specjalne – a takich nie da się skutecznie wymyślać „z głowy”.

Z kolei aplikacja do haseł eliminuje potrzebę ich zapamiętywania i przechowywania w niebezpieczny sposób (np. w Excelu lub na kartce). W firmie umożliwia bezpieczne współdzielenie dostępów między pracownikami, ograniczenie dostępu na poziomie ról oraz wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń jak 2FA (uwierzytelnianie dwuskładnikowe).

Dobrze wdrożony password manager nie tylko poprawia bezpieczeństwo, ale także przyspiesza codzienną pracę – logowanie do narzędzi zajmuje sekundy, a odzyskiwanie hasła przestaje być problemem.

W skrócie: dobry menedżer haseł to mniej luk, mniej stresu i więcej kontroli nad dostępem w Twojej firmie.

1Password – intuicyjny menedżer haseł dla zespołów

1Password to jeden z najpopularniejszych i najbardziej dopracowanych menedżerów haseł na rynku. Skierowany jest zarówno do klientów indywidualnych, jak i zespołów i firm – od startupów po korporacje.

Zalety:

Prosty interfejs: Nawet osoby nietechniczne bez problemu opanują korzystanie z aplikacji.
Wysoki poziom bezpieczeństwa: Szyfrowanie end-to-end, wsparcie dla 2FA i tryb „Watchtower”, który ostrzega o słabych hasłach i wyciekach danych.
Udostępnianie haseł zespołom: Możliwość tworzenia „vaults” (sejfów) dostępnych tylko wybranym pracownikom.
Generator haseł: Tworzy losowe i mocne hasła z możliwością konfiguracji długości, znaków specjalnych itp.
Integracje: Współpracuje z Azure AD, Okta i innymi narzędziami SSO.

Wady:

Cena: Jedna z droższych opcji – koszt od 7,99 USD/mies./użytkownika w wersji Business.
Brak darmowej wersji: Nie ma możliwości przetestowania pełnej funkcjonalności bez płatnego planu (chociaż jest 14-dniowy trial).
Brak open-source: Kod źródłowy nie jest publiczny, co może być minusem dla firm dbających o transparentność.

Podsumowanie: Idealny dla firm, które cenią wygodę, estetykę i zaawansowane funkcje bezpieczeństwa. Choć cena jest wyższa, jakość usług ją uzasadnia.

Passpack – prosty i bezpieczny password manager

Passpack to mniej znana, ale skuteczna aplikacja do haseł, która koncentruje się na prostocie i bezpieczeństwie. Działa w chmurze, z interfejsem przez przeglądarkę.

Zalety:

Minimalizm: Lekki interfejs, bez zbędnych funkcji – idealny dla zespołów, które potrzebują prostoty.
2FA i dodatkowe warstwy zabezpieczeń: Możliwość ustawienia dodatkowych kodów bezpieczeństwa.
Współdzielenie danych: Można łatwo udostępniać wybrane loginy między członkami zespołu.
Generator losowych haseł: Automatycznie tworzy silne kombinacje znaków.

Wady:

Przestarzały interfejs: Choć funkcjonalny, może wydawać się mało intuicyjny i niedopasowany do dzisiejszych standardów UX.
Brak aplikacji mobilnej: Działa tylko przez przeglądarkę, co ogranicza użyteczność w terenie.
Brak wielu integracji: Nie współpracuje bezpośrednio z popularnymi systemami SSO czy aplikacjami zewnętrznymi.

Podsumowanie: Dobry wybór dla małych firm, które potrzebują podstawowej funkcjonalności i bezpieczeństwa bez zbędnych kosztów i dodatków.

Keeper Security – zaawansowane zarządzanie hasłami i nie tylko

Keeper Security to wszechstronnypassword manager oferujący nie tylko zarządzanie hasłami, ale też ochronę plików, raportowanie zagrożeń i zarządzanie dostępami w dużych organizacjach.

Zalety:

Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa: Szyfrowanie na poziomie wojskowym, 2FA, raportowanie zagrożeń, alerty w czasie rzeczywistym.
Vaulty dla zespołów i projektów: Umożliwia zaawansowane zarządzanie dostępami na poziomie grup, ról i projektów.
Dodatkowe narzędzia: KeeperChat (szyfrowane wiadomości), Keeper Secrets Manager, integracje z SIEM.
Pełna kontrola administratora: Panel pozwala na nadzór nad logami, uprawnieniami i incydentami.

Wady:

Wyższa krzywa uczenia się: Ilość funkcji może przytłoczyć mniejsze zespoły.
Koszt: Plan Business kosztuje od 3,75 USD/mies./użytkownika, ale wiele funkcji dostępnych jest tylko w planach Enterprise.
Interfejs: Choć nowoczesny, mniej intuicyjny niż w 1Password czy Bitwarden.

Podsumowanie: Keeper Security to idealny wybór dla większych firm, które potrzebują kompleksowej ochrony i chcą mieć pełną kontrolę nad dostępami i raportami bezpieczeństwa.

Bitwarden – open-source’owy lider wśród menedżerów haseł

Bitwarden to bezpieczny, przystępny cenowo i w pełni open-source’owy menedżer haseł z ogromnym uznaniem wśród specjalistów IT i firm dbających o kontrolę nad danymi.

Zalety:

Open-source: Kod dostępny publicznie, co zwiększa transparentność i zaufanie.
Wersja darmowa: Już podstawowa wersja zawiera wiele funkcji, a plan Teams kosztuje tylko 4 USD/mies./użytkownika.
Bezpieczne dzielenie danych: Możliwość tworzenia organizacji, sejfów, ustalania ról i poziomów dostępu.
Generator haseł: Tworzy mocne, losowe hasła, z możliwością konfiguracji złożoności.
Dostępność: Aplikacje na przeglądarki, systemy mobilne i desktop.

Wady:

Mniej atrakcyjny interfejs: Prostota i funkcjonalność wygrywają z designem.
Brak zaawansowanych narzędzi dodatkowych: Nie oferuje np. szyfrowanego czatu czy rozbudowanego audytu zagrożeń.
Wymaga podstawowej wiedzy technicznej: Dla pełnego wykorzystania wszystkich opcji (np. self-hostingu) przydatna jest pomoc IT.

Podsumowanie: Bitwarden to idealna opcja dla firm, które chcą bezpiecznego, przejrzystego i taniego narzędzia – zwłaszcza jeśli mają zasoby do jego konfiguracji.

Własna opinia – Bitwarden (2FA Password Manager)

Osobiście korzystam z Bitwarden i jest to rzeczywiście użyteczne, bezpieczne oraz proste narzędzie. Mam pobraną wtyczkę, więc gdy wchodzę na stronę z zapisanym hasłem, od razu mogę jednym kliknięciem wypełnić wymagane dane do zalogowania. Generuję silne hasła do aplikacji firmowych i udostępniam je wybranym osobom z firmy (tworząc foldery, np. 'aplikacje marketingowe’), więc gdy oni chcą skorzystać z danego programu – nie muszą wymieniać się ze mną wiadomościami, co zagroziłoby bezpieczeństwu danych.

Który password manager wybrać?

Wybór najlepszego menedżera haseł dla firmy zależy od wielu czynników – wielkości zespołu, poziomu zaawansowania użytkowników, budżetu i wymagań dotyczących bezpieczeństwa.

Na co zwrócić uwagę wybierając aplikację do haseł dla firmy?

Bezpieczeństwo: Obowiązkowo 2FA, szyfrowanie end-to-end, możliwość monitorowania aktywności.
Generator haseł: Powinien umożliwiać tworzenie mocnych, losowych haseł, łatwych do wklejenia lub zapisania.
Udostępnianie danych: Czy możesz bezpiecznie dzielić dane między pracownikami? Czy możesz ograniczyć dostęp do wybranych wpisów?
Integracje: Czy narzędzie współpracuje z systemami SSO, LDAP, Google Workspace?
Cena: Czy oferuje darmowy plan, próbny okres lub elastyczne plany dla zespołów?

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego password managera może znacząco wpłynąć na poziom bezpieczeństwa w Twojej firmie. Niezależnie, czy potrzebujesz prostego narzędzia dla małego zespołu, czy rozbudowanego systemu do zarządzania dostępem w dużej organizacji – na rynku znajdziesz rozwiązanie dopasowane do swoich potrzeb.

Zadbaj o bezpieczeństwo już dziś – wybierz aplikację do haseł, która będzie solidnym fundamentem ochrony danych Twojego zespołu.