Top 3 programy dla firm konsultingowych w 2025 [faktury, dokumenty, księgowość]

W 2025 roku firmy konsultingowe coraz częściej szukają narzędzi, które nie tylko pomogą im wystawiać faktury, ale też usprawnią cały ekosystem pracy. Kontrola zarządzania projektami, przez kontrolę czasu pracy, a ponadto analiza danych i raportowanie. Czym powinien wyróżniać się dobry program do fakturowania dla konsultanta? I które rozwiązania warto rozważyć w tym roku? W tym artykule porównamy trzy najciekawsze narzędzia: bs4 advisor, Fakturownia.pl i Comarch ERP Optima.

bs4 advisor – centrum danych

bs4 advisor to znacznie więcej niż program do fakturowania. To kompleksowy system CRM, zaprojektowany z myślą o firmach usługowych. To program dla firm usługowych B2B, usprawniający zarządzanie zleceniami, umowami i rozliczeniami klientów. Pomaga uniknąć pominięcia zafakturowania godzin lub całych zleceń, ułatwia klientom zrozumienie wystawionych faktur i pozwala sprawdzić, kto nad czym pracuje i jaka jest opłacalność konkretnych działań. To płynny, zautomatyzowany system fakturowania, który wspiera zarządzanie projektami i zwiększa rentowność firmy.

Plusem jest jego konfigurowalność oraz elastyczność w dopasowaniu do zmieniających się potrzeb biznesowych. Kolejną zaletą jest darmowa wersja podstawowa, bez ograniczeń czasowych. Co prawda, jest ona ograniczona liczbą użytkowników oraz limitem danych, ale dla małej firmy jest to dobry start. Wersja podstawowa starcza na rozwój, by później przejść na wersję pro. Dla dużych firm, nazwijmy tę opcję „demówką”, która może pokazać działanie narzędzi.

Jak fakturować?

A jak fakturować w programie CRM? W bs4 advisor możesz:

automatyzować fakturowanie (w tym cykliczne),
przypisywać faktury do projektów i klientów,
analizować przychody z danego klienta lub zespołu,
kontrolować rachunki i terminowość płatności,
wystawiać faktury w kilku walutach,
przesyłać faktury do programu księgowego.

System pozwala też powiązać czas pracy konsultanta z konkretnym projektem – dzięki temu faktura może być generowana automatycznie na podstawie przepracowanych godzin. To rozwiązanie szczególnie przydatne w modelach rozliczeń T&M (Time & Material).

Dzięki przejrzystemu dashboardowi osoby zarządzające firmą mają wgląd w finanse, obłożenie zespołu, pipeline sprzedażowy i wskaźniki rentowności – wszystko w jednym miejscu.

Minusy programu bs4 advisor:

sam program nie rozlicza faktur, ale zapewnia integracje z programem księgowym,
wersja podstawowa (bezpłatna) ma limity danych oraz ograniczenia liczby użytkowników.

Fakturownia.pl – prostota i skuteczność dla mniejszych zespołów

Fakturownia.pl to polski program do fakturowania online, który zyskał popularność dzięki swojej prostocie, przejrzystemu interfejsowi i elastycznemu modelowi subskrypcyjnemu. Choć nie oferuje zaawansowanych funkcji ERP czy CRM, może być dobrym wyborem dla mniejszych firm konsultingowych, które potrzebują przede wszystkim szybkiego i bezproblemowego wystawiania dokumentów sprzedażowych.

Dlaczego warto rozważyć Fakturownię?

Intuicyjna obsługa – nawet osoby bez doświadczenia księgowego poradzą sobie z wystawianiem faktur, korekt, proform czy rachunków.
Obsługa KSeF – Fakturownia jest zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur, co czyni ją zgodną z obowiązującymi przepisami.
Cykliczne faktury i automatyzacja – możliwość ustawienia powtarzalnych dokumentów (np. miesięcznych rozliczeń z klientami).
Praca zespołowa – możliwość dodawania wielu użytkowników z różnymi uprawnieniami (np. konsultant, księgowa, manager).
Integracje – API, połączenia z systemami płatności, magazynami, platformami e-commerce i innymi narzędziami.
Dostęp przez przeglądarkę i aplikację mobilną – ułatwia pracę w terenie i zdalnie.

Kiedy Fakturownia.pl to dobry wybór?

To rozwiązanie szczególnie polecane firmom, które:

współpracują z księgową zewnętrzną i chcą uprościć jej dostęp do dokumentów,
szukają narzędzia „na już”, które działa od razu po założeniu konta,
rozliczają się głównie w oparciu o proste faktury (stawki godzinowe, ryczałt, abonament).

Ograniczenia

możliwości zaawansowanego raportowania czy prognozowania.
funkcji zarządzania projektami i czasem pracy,
modułu CRM pozwalającego na śledzenie historii kontaktów z klientami,

Comarch – ulubiony program księgowy

Comarch ERP Optima to klasyka wśród polskich systemów do zarządzania finansami. Jego najmocniejszą stroną jest rozbudowany moduł księgowy i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, w tym KSeF.

Funkcje, które docenią firmy konsultingowe:

wystawianie faktur VAT i faktur cyklicznych,
integracja z bazą GUS i KSeF,
kontrola płatności i windykacja należności,
współpraca z biurem rachunkowym (lub księgowym in-house),
możliwość prowadzenia pełnej księgowości lub uproszczonej ewidencji.

Comarch może być dobrym wyborem dla firm, które mają już rozbudowaną strukturę finansową, zatrudniają dział księgowy lub współpracują z biurem rachunkowym, które obsługuje właśnie ten system.

Minusy i ograniczenia:

nauka obsługi może być czasochłonna, szczególnie dla małych firm lub użytkowników bez doświadczenia w systemach ERP,
licencje na poszczególne moduły, aktualizacje, wdrożenie, szkolenia i wsparcie techniczne również są dodatkowo płatne,
archaiczny design jest trochę odpychający,
aktualizacje pojawiają się często (np. w związku ze zmianami w przepisach), ale czasem powodują błędy.

Ważne funkcje narzędzi dla firm konsultingowych

Firmy konsultingowe działają w dynamicznym, projektowym środowisku, w którym czas to pieniądz – dosłownie. Dlatego programy, z których korzystają, muszą odpowiadać na konkretne potrzeby związane z fakturowaniem, zarządzaniem czasem i współpracą z klientami. Poniżej znajdziesz kluczowe funkcje, których warto szukać przy wyborze oprogramowania:

1. Zaawansowane fakturowanie

W firmach konsultingowych fakturowanie rzadko jest proste. Często opiera się na modelach godzinowych, stawkach projektowych, rozliczeniach etapowych lub cyklicznych. Dlatego system powinien umożliwiać:

wystawianie faktur jednorazowych i cyklicznych,
fakturowanie na podstawie przepracowanych godzin lub budżetów projektowych,
automatyczne naliczanie VAT i wystawianie faktur w różnych walutach,
dostosowanie szablonów faktur do wymogów klientów (np. firm międzynarodowych).

2. Ewidencja czasu pracy i rozliczenia projektowe

Rozliczanie się na podstawie czasu pracy wymaga dokładnej ewidencji. Dobry system dla konsultanta powinien oferować:

możliwość rejestrowania czasu pracy (time tracking),
przypisywanie godzin do konkretnych projektów lub klientów,
tworzenie raportów czasu pracy z poziomu użytkownika lub zespołu,
rozliczenia projektów według stawki godzinowej, ryczałtu lub hybrydowo.

3. Integracja z CRM i zarządzaniem projektami

Dobre oprogramowanie łączy w sobie funkcje CRM, fakturowania i project managementu. Dzięki temu:

każda faktura jest powiązana z konkretnym klientem i projektem,
można śledzić historię współpracy i zobowiązania finansowe,
łatwo zarządzać harmonogramem zadań i zasobami zespołu,
dane o czasie pracy, etapie realizacji i kosztach są dostępne w jednym miejscu.

4. Zarządzanie klientami i pipeline sprzedażowym

Dla wielu firm konsultingowych kluczowy jest stały dopływ nowych klientów i projektów. System powinien umożliwiać:

prowadzenie działań sprzedażowych (lead → oferta → projekt → faktura),
przypisywanie zadań handlowych do konkretnych konsultantów,
ocenę rentowności klientów i kanałów pozyskania,
planowanie prognoz sprzedażowych i obciążenia zespołu.

5. Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo

W 2025 roku jednym z najważniejszych tematów dla polskich firm jest KSeF – Krajowy System e-Faktur. Dlatego program musi:

umożliwiać wysyłkę i odbiór faktur przez KSeF,
przechowywać dokumenty zgodnie z wymogami prawa,
zapewniać szyfrowanie danych i dostęp z uwzględnieniem poziomów uprawnień,
spełniać normy RODO i bezpieczeństwa informacji (np. ISO 27001).

6. Praca zdalna i mobilność

Współczesne firmy konsultingowe często pracują w rozproszonych zespołach, dlatego oprogramowanie powinno działać:

w pełni w chmurze, bez potrzeby instalacji,
na różnych urządzeniach (komputer, tablet, telefon),
z możliwością pracy offline i synchronizacji po odzyskaniu dostępu do internetu.

7. Raportowanie i analiza danych

Aby rozwijać firmę, trzeba na bieżąco analizować dane. Dlatego warto, by system oferował:

dashboardy z kluczowymi wskaźnikami (przychody, zaległości, obłożenie projektowe),
filtrowanie danych według klientów, konsultantów, typów usług,
generowanie raportów sprzedażowych, finansowych i projektowych,
możliwość eksportu danych do Excela lub integracji z BI (np. Power BI).

Jaki program do fakturowania wybrać? Podsumowanie

Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyfiki Twojej firmy. Oto krótkie porównanie trzech opisywanych rozwiązań:

Tabela z podsumowaniem najlepszych programów dla konsultingu:

Program	Dla kogo?	Główne zalety
bs4 advisor	Dla firm konsultingowych, które chcą mieć wszystko w jednym miejscu	CRM, centralna baza danych, faktury, raporty, rejestracja czasu pracy, integracje
Fakturownia.pl	Dla małych zespołów, start-upów i szukających przejściowego rozwiązania	Łatwość użycia, współpraca online, prostota
Comarch ERP Optima	Dla firm z własnym księgowym lub biurem rachunkowym	Mocny moduł księgowy, zgodność z przepisami prawnymi

Jeśli prowadzisz firmę konsultingową i szukasz czegoś więcej niż tylko narzędzia do wystawiania faktur – rozważ system, który wspiera cały proces obsługi klienta. Zarówno bs4 advisor, Fakturownia.pl, jak i Comarch ERP Optima odpowiada na różne wyzwania, więc zależnie od potrzeb, każdy z narzędzi mogą pomóc Ci oszczędzić czas i usprawnić procesy. A to w 2025 roku oznacza realną przewagę konkurencyjną.