Firmy konsultingowe, które chcą rozwijać swoją działalność, budować lojalność klientów, ale i działać bardziej efektywnie, coraz częściej decydują się na wdrożenie dedykowanego narzędzia – systemu CRM. W tym artykule odpowiemy na pytanie, który CRM dla firm konsultingowych wybrać, analizując potrzeby branży, dostępne funkcje i konkretne rozwiązania dostępne na rynku.

Dlaczego CRM dla firm konsultingowych to dziś konieczność?

Wyzwania codziennej pracy konsultanta

Firmy doradcze działają w środowisku opartym na zaufaniu, eksperckości i relacjach z klientem. Jednak utrzymanie porządku w kontaktach, notatkach, ofertach, projektach i fakturach – bez właściwego narzędzia – bywa trudne i czasochłonne. Tu z pomocą przychodzi system CRM dla konsultingu.

Co daje wdrożenie systemu CRM?

Zwiększenie efektywności pracy zespołu, dzięki śledzeniu statusów projektów, ustalaniu zadań i planowaniu spotkań.
Lepszą organizację wiedzy o klientach, a więc wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu.
Automatyzację procesów sprzedaży i obsługi, a to daje oszczędność czasu, więc realne zyski.
Raportowanie i analitykę, co pozwala mierzyć efektywność działań i podejmować decyzje oparte na danych.

Jakie funkcje powinien mieć CRM dla firm konsultingowych?

1. Zarządzanie kontaktami i firmami

W konsultingu każda relacja się liczy. CRM powinien umożliwiać tworzenie pełnych profili klientów. Klienci pod ręką, wraz z historią kontaktu, notatkami, dokumentami i przypomnieniami.

2. Kalendarz i harmonogram spotkań

Integracja z kalendarzem (np. Google, Outlook) oraz możliwość planowania spotkań to must-have dla każdego doradcy.

3. Moduł projektów i zadań

System CRM musi wspierać zarządzanie projektami – od planowania, przez realizację, aż po rozliczenie.

4. Automatyzacja sprzedaży i obsługi klienta

Dobry CRM dla doradców pomoże automatyzować przypomnienia, wysyłkę e-maili, a ponadto generowanie personalizowanych ofert.

5. Faktury, oferty i dokumenty

Wiele firm konsultingowych ceni sobie możliwość wystawiania faktur i tworzenia ofert bezpośrednio z poziomu systemu. Nie masz konieczności korzystania z dodatkowych programów.

6. Integracje i mobilność

Mobilny dostęp do danych oraz integracja z narzędziami używanymi na co dzień to coraz częściej kluczowe wymagania. CRM Consulting powinien współpracować z narzędziami do wideokonferencji, aplikacjami pocztowymi i platformami do fakturowania.

CRM dla firm konsultingowych – na co zwrócić uwagę przy wyborze?

1. Dopasowanie do modelu biznesowego

Czy CRM wspiera usługi doradcze, projektowe, czy może konsulting strategiczny? Dobre dopasowanie branżowe to podstawa.

2. Elastyczność i skalowalność

Firmy konsultingowe często działają w zróżnicowanych zespołach – z partnerami, freelancerami, czy w modelu hybrydowym. Warto wybrać CRM, który łatwo dopasować do wielkości i struktury firmy.

3. Intuicyjny interfejs

Konsultanci nie mają czasu na wielotygodniowe szkolenia. Program dla konsultantów powinien być prosty, przejrzysty i szybki do wdrożenia.

4. Wsparcie techniczne i rozwój systemu

Zaufany dostawca CRM zapewni pomoc na każdym etapie – od wdrożenia po bieżące aktualizacje. Warto zwrócić uwagę na język obsługi klienta oraz kraj pochodzenia firmy. Mogą pojawić się problemy komunikacyjne, a także nieznajomość praw wolskich/europejskich.

5. Koszt wdrożenia i utrzymania

Nie tylko funkcje są ważne – liczy się również koszt. Dla wielu firm konsultingowych istotne jest, by wybrany system CRM dla konsultingu oferował korzystny stosunek jakości do ceny.

Top 3 programy CRM dla firm konsultingowych w 2025 roku

bs4 advisor – kompleksowy system z polskim wsparciem

bs4 advisor to nowoczesny, modułowy program dla firm konsultingowych, który powstał z myślą o potrzebach doradców i firm usługowych. Moduł CRM jest dodatkowo płatny, ale już podstawowa wersja (darmowa!) posiada świetne narzędzia do zarządzania umowami i rozliczeniami.

Co wyróżnia bs4 advisor?

Polski interfejs i wsparcie techniczne
Moduły dopasowane do pracy projektowej i doradczej
Możliwość prowadzenia sprzedaży doradczej i raportowania efektywności zespołu
Automatyczna obsługa ofert i dokumentów
Integracja z kalendarzem, pocztą, fakturami i stroną WWW

Dzięki elastycznej strukturze, bs4 advisor świetnie sprawdza się zarówno w małych, jak i średnich firmach konsultingowych. Umożliwia pełne zarządzanie relacjami z klientami, ale też organizację działań zespołu – od rejestrowania zleceń, po ich fakturowanie.

Nowość 2025: Warto śledzić webinary marki, ponieważ co kilka miesięcy organizują spotkanie online, na żywo, gdzie można zadawać pytania wdrożeniowcom.

Zoho CRM – uniwersalny system CRM z funkcjami dla konsultantów

Dla firm konsultingowych, które działają na rynkach międzynarodowych, ciekawą opcją może być Zoho CRM. System oferuje szeroką gamę funkcji, takich jak:

Zarządzanie kontaktami i lejkiem sprzedażowym
Automatyzacja działań marketingowych
Integracja z narzędziami takimi jak Slack, Google Workspace czy Teams

To dobre rozwiązanie dla firm średniej wielkości, które chcą korzystać z zaawansowanej analityki i automatyzacji. Minusem może być brak wsparcia w języku polskim oraz mniej dopasowany model pracy do konsultingu projektowego.

Livespace – CRM dla doradców i sprzedaży B2B

Livespace to polski CRM skoncentrowany na sprzedaży B2B, chętnie wybierany przez firmy doradcze. Oferuje:

Lejek sprzedaży z etapami negocjacji
Śledzenie aktywności klientów
Integrację z telefonem, mailem i kalendarzem

To dobra propozycja dla zespołów sprzedażowych w firmach konsultingowych, które chcą ułożyć proces sprzedaży i lepiej raportować swoje działania.

Jaki CRM consulting wybrać dla swojej firmy?

Mała firma doradcza – postaw na prostotę i dostępność

Jeśli dopiero rozwijasz firmę lub masz mały zespół, warto postawić na CRM dla firm konsultingowych, który będzie łatwy w obsłudze i dostępny cenowo. W tym przypadku bs4 advisor oferuje atrakcyjny model abonamentowy i dostęp do wsparcia już od pierwszego dnia. Wersja bezpłatna wspomaga początki budowania struktur i procesów, a później warto sięgnąć po płatny abonament, z większą ilością zaawansowanych modułów.

Średnia firma konsultingowa – liczy się skalowalność

Dla firm zatrudniających kilkunastu konsultantów kluczowe będą: zarządzanie projektami, automatyzacja powtarzalnych działań i zaawansowane raporty. Zoho CRM lub bs4 advisor sprawdzą się dobrze dzięki możliwościom rozbudowy.

Zespół doradców handlowych – CRM dla doradców z modułem sprzedaży

Jeśli Twój zespół skupia się na pozyskiwaniu klientów i negocjacjach, wybierz system CRM z lejkiem sprzedaży, wsparciem telefonicznym i integracjami. Livespace to dobre rozwiązanie, choć bs4 advisor również oferuje zaawansowaną sprzedaż doradczą.

Przykładowy scenariusz wdrożenia CRM w firmie konsultingowej

Firma X Consulting zatrudnia 12 doradców. Zespół korzystał wcześniej z arkuszy Excel, wspólnego maila i ręcznego raportowania. Po wdrożeniu CRM udało się:

zautomatyzować raporty tygodniowe,
skrócić czas przygotowania ofert o 40%,
ujednolicić komunikację z klientem,
zmniejszyć liczbę pomyłek w fakturowaniu.

Po 3 miesiącach firma odnotowała wzrost liczby projektów przy tym samym nakładzie pracy.

Podsumowanie: CRM dla firm konsultingowych – nie tylko narzędzie, ale przewaga

Wybór CRM dla firm konsultingowych nie powinien być przypadkowy. To narzędzie, które może realnie zwiększyć przychody, poprawić jakość obsługi i usprawnić codzienną pracę zespołu. Na rynku dostępnych jest wiele systemów CRM, ale nie każdy spełni oczekiwania firm z branży doradczej. Dlatego warto postawić na rozwiązania tworzone z myślą o konsultantach – takie jak bs4 advisor, które łączą funkcjonalność, elastyczność i realne wsparcie.

Top 3 programy dla firm konsultingowych w 2025 [faktury, dokumenty, księgowość]

W 2025 roku firmy konsultingowe coraz częściej szukają narzędzi, które nie tylko pomogą im wystawiać faktury, ale też usprawnią cały ekosystem pracy. Kontrola zarządzania projektami, przez kontrolę czasu pracy, a ponadto analiza danych i raportowanie. Czym powinien wyróżniać się dobry program do fakturowania dla konsultanta? I które rozwiązania warto rozważyć w tym roku? W tym artykule porównamy trzy najciekawsze narzędzia: bs4 advisor, Fakturownia.pl i Comarch ERP Optima.

bs4 advisor – centrum danych

bs4 advisor to znacznie więcej niż program do fakturowania. To kompleksowy system CRM, zaprojektowany z myślą o firmach usługowych. To program dla firm usługowych B2B, usprawniający zarządzanie zleceniami, umowami i rozliczeniami klientów. Pomaga uniknąć pominięcia zafakturowania godzin lub całych zleceń, ułatwia klientom zrozumienie wystawionych faktur i pozwala sprawdzić, kto nad czym pracuje i jaka jest opłacalność konkretnych działań. To płynny, zautomatyzowany system fakturowania, który wspiera zarządzanie projektami i zwiększa rentowność firmy.

Plusem jest jego konfigurowalność oraz elastyczność w dopasowaniu do zmieniających się potrzeb biznesowych. Kolejną zaletą jest darmowa wersja podstawowa, bez ograniczeń czasowych. Co prawda, jest ona ograniczona liczbą użytkowników oraz limitem danych, ale dla małej firmy jest to dobry start. Wersja podstawowa starcza na rozwój, by później przejść na wersję pro. Dla dużych firm, nazwijmy tę opcję „demówką”, która może pokazać działanie narzędzi.

Jak fakturować?

A jak fakturować w programie CRM? W bs4 advisor możesz:

automatyzować fakturowanie (w tym cykliczne),
przypisywać faktury do projektów i klientów,
analizować przychody z danego klienta lub zespołu,
kontrolować rachunki i terminowość płatności,
wystawiać faktury w kilku walutach,
przesyłać faktury do programu księgowego.

System pozwala też powiązać czas pracy konsultanta z konkretnym projektem – dzięki temu faktura może być generowana automatycznie na podstawie przepracowanych godzin. To rozwiązanie szczególnie przydatne w modelach rozliczeń T&M (Time & Material).

Dzięki przejrzystemu dashboardowi osoby zarządzające firmą mają wgląd w finanse, obłożenie zespołu, pipeline sprzedażowy i wskaźniki rentowności – wszystko w jednym miejscu.

Minusy programu bs4 advisor:

sam program nie rozlicza faktur, ale zapewnia integracje z programem księgowym,
wersja podstawowa (bezpłatna) ma limity danych oraz ograniczenia liczby użytkowników.

Fakturownia.pl – prostota i skuteczność dla mniejszych zespołów

Fakturownia.pl to polski program do fakturowania online, który zyskał popularność dzięki swojej prostocie, przejrzystemu interfejsowi i elastycznemu modelowi subskrypcyjnemu. Choć nie oferuje zaawansowanych funkcji ERP czy CRM, może być dobrym wyborem dla mniejszych firm konsultingowych, które potrzebują przede wszystkim szybkiego i bezproblemowego wystawiania dokumentów sprzedażowych.

Dlaczego warto rozważyć Fakturownię?

Intuicyjna obsługa – nawet osoby bez doświadczenia księgowego poradzą sobie z wystawianiem faktur, korekt, proform czy rachunków.
Obsługa KSeF – Fakturownia jest zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur, co czyni ją zgodną z obowiązującymi przepisami.
Cykliczne faktury i automatyzacja – możliwość ustawienia powtarzalnych dokumentów (np. miesięcznych rozliczeń z klientami).
Praca zespołowa – możliwość dodawania wielu użytkowników z różnymi uprawnieniami (np. konsultant, księgowa, manager).
Integracje – API, połączenia z systemami płatności, magazynami, platformami e-commerce i innymi narzędziami.
Dostęp przez przeglądarkę i aplikację mobilną – ułatwia pracę w terenie i zdalnie.

Kiedy Fakturownia.pl to dobry wybór?

To rozwiązanie szczególnie polecane firmom, które:

współpracują z księgową zewnętrzną i chcą uprościć jej dostęp do dokumentów,
szukają narzędzia „na już”, które działa od razu po założeniu konta,
rozliczają się głównie w oparciu o proste faktury (stawki godzinowe, ryczałt, abonament).

Ograniczenia

możliwości zaawansowanego raportowania czy prognozowania.
funkcji zarządzania projektami i czasem pracy,
modułu CRM pozwalającego na śledzenie historii kontaktów z klientami,

Comarch – ulubiony program księgowy

Comarch ERP Optima to klasyka wśród polskich systemów do zarządzania finansami. Jego najmocniejszą stroną jest rozbudowany moduł księgowy i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, w tym KSeF.

Funkcje, które docenią firmy konsultingowe:

wystawianie faktur VAT i faktur cyklicznych,
integracja z bazą GUS i KSeF,
kontrola płatności i windykacja należności,
współpraca z biurem rachunkowym (lub księgowym in-house),
możliwość prowadzenia pełnej księgowości lub uproszczonej ewidencji.

Comarch może być dobrym wyborem dla firm, które mają już rozbudowaną strukturę finansową, zatrudniają dział księgowy lub współpracują z biurem rachunkowym, które obsługuje właśnie ten system.

Minusy i ograniczenia:

nauka obsługi może być czasochłonna, szczególnie dla małych firm lub użytkowników bez doświadczenia w systemach ERP,
licencje na poszczególne moduły, aktualizacje, wdrożenie, szkolenia i wsparcie techniczne również są dodatkowo płatne,
archaiczny design jest trochę odpychający,
aktualizacje pojawiają się często (np. w związku ze zmianami w przepisach), ale czasem powodują błędy.

Ważne funkcje narzędzi dla firm konsultingowych

Firmy konsultingowe działają w dynamicznym, projektowym środowisku, w którym czas to pieniądz – dosłownie. Dlatego programy, z których korzystają, muszą odpowiadać na konkretne potrzeby związane z fakturowaniem, zarządzaniem czasem i współpracą z klientami. Poniżej znajdziesz kluczowe funkcje, których warto szukać przy wyborze oprogramowania:

1. Zaawansowane fakturowanie

W firmach konsultingowych fakturowanie rzadko jest proste. Często opiera się na modelach godzinowych, stawkach projektowych, rozliczeniach etapowych lub cyklicznych. Dlatego system powinien umożliwiać:

wystawianie faktur jednorazowych i cyklicznych,
fakturowanie na podstawie przepracowanych godzin lub budżetów projektowych,
automatyczne naliczanie VAT i wystawianie faktur w różnych walutach,
dostosowanie szablonów faktur do wymogów klientów (np. firm międzynarodowych).

2. Ewidencja czasu pracy i rozliczenia projektowe

Rozliczanie się na podstawie czasu pracy wymaga dokładnej ewidencji. Dobry system dla konsultanta powinien oferować:

możliwość rejestrowania czasu pracy (time tracking),
przypisywanie godzin do konkretnych projektów lub klientów,
tworzenie raportów czasu pracy z poziomu użytkownika lub zespołu,
rozliczenia projektów według stawki godzinowej, ryczałtu lub hybrydowo.

3. Integracja z CRM i zarządzaniem projektami

Dobre oprogramowanie łączy w sobie funkcje CRM, fakturowania i project managementu. Dzięki temu:

każda faktura jest powiązana z konkretnym klientem i projektem,
można śledzić historię współpracy i zobowiązania finansowe,
łatwo zarządzać harmonogramem zadań i zasobami zespołu,
dane o czasie pracy, etapie realizacji i kosztach są dostępne w jednym miejscu.

4. Zarządzanie klientami i pipeline sprzedażowym

Dla wielu firm konsultingowych kluczowy jest stały dopływ nowych klientów i projektów. System powinien umożliwiać:

prowadzenie działań sprzedażowych (lead → oferta → projekt → faktura),
przypisywanie zadań handlowych do konkretnych konsultantów,
ocenę rentowności klientów i kanałów pozyskania,
planowanie prognoz sprzedażowych i obciążenia zespołu.

5. Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo

W 2025 roku jednym z najważniejszych tematów dla polskich firm jest KSeF – Krajowy System e-Faktur. Dlatego program musi:

umożliwiać wysyłkę i odbiór faktur przez KSeF,
przechowywać dokumenty zgodnie z wymogami prawa,
zapewniać szyfrowanie danych i dostęp z uwzględnieniem poziomów uprawnień,
spełniać normy RODO i bezpieczeństwa informacji (np. ISO 27001).

6. Praca zdalna i mobilność

Współczesne firmy konsultingowe często pracują w rozproszonych zespołach, dlatego oprogramowanie powinno działać:

w pełni w chmurze, bez potrzeby instalacji,
na różnych urządzeniach (komputer, tablet, telefon),
z możliwością pracy offline i synchronizacji po odzyskaniu dostępu do internetu.

7. Raportowanie i analiza danych

Aby rozwijać firmę, trzeba na bieżąco analizować dane. Dlatego warto, by system oferował:

dashboardy z kluczowymi wskaźnikami (przychody, zaległości, obłożenie projektowe),
filtrowanie danych według klientów, konsultantów, typów usług,
generowanie raportów sprzedażowych, finansowych i projektowych,
możliwość eksportu danych do Excela lub integracji z BI (np. Power BI).

Jaki program do fakturowania wybrać? Podsumowanie

Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyfiki Twojej firmy. Oto krótkie porównanie trzech opisywanych rozwiązań:

Tabela z podsumowaniem najlepszych programów dla konsultingu:

Program	Dla kogo?	Główne zalety
bs4 advisor	Dla firm konsultingowych, które chcą mieć wszystko w jednym miejscu	CRM, centralna baza danych, faktury, raporty, rejestracja czasu pracy, integracje
Fakturownia.pl	Dla małych zespołów, start-upów i szukających przejściowego rozwiązania	Łatwość użycia, współpraca online, prostota
Comarch ERP Optima	Dla firm z własnym księgowym lub biurem rachunkowym	Mocny moduł księgowy, zgodność z przepisami prawnymi

Jeśli prowadzisz firmę konsultingową i szukasz czegoś więcej niż tylko narzędzia do wystawiania faktur – rozważ system, który wspiera cały proces obsługi klienta. Zarówno bs4 advisor, Fakturownia.pl, jak i Comarch ERP Optima odpowiada na różne wyzwania, więc zależnie od potrzeb, każdy z narzędzi mogą pomóc Ci oszczędzić czas i usprawnić procesy. A to w 2025 roku oznacza realną przewagę konkurencyjną.